Các doanh nghiệp thương mại hoặc công nghiệp lưu trữ các mặt hàng tồn kho trong các nhà kho được trang bị đặc biệt. Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng kho lưu trữ có thể lên đến hàng trăm nghìn thậm chí hàng triệu chiếc. Vì vậy, việc tổ chức thực hiện đúng công tác hạch toán dự trữ và di chuyển vật tư trong kho là rất quan trọng.
Thiết bị nhà kho
Trước khi các tài sản vật chất yêu cầu sắp xếp và bảo quản đến nơi, cần phải tìm một phòng đặc biệt cho nhà kho và trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết, tùy thuộc vào loại hàng hóa sẽ được lưu trữ trong kho. Thiết bị đặc biệt sẽ đảm bảo an toàn cho họ.
Sau đó, bạn nên thuê các thủ kho chuyên nghiệp, những người sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận và lưu trữ hàng tồn kho. Đối với mỗi người trong số họ, cần phải ký kết một thỏa thuận bổ sung về trách nhiệm vật chất, sau đó hướng dẫn và làm quen với họ về thủ tục lưu trữ hồ sơ và các tài liệu và biểu mẫu đó phù hợp với giá trị vật chất được ghi nhận. Nếu khối lượng hàng tồn kho lớn, bạn không thể thực hiện nếu không có máy tính và phần mềm chuyên dụng. Tuy nhiên, tốt hơn là nên áp dụng kế toán tự động tài sản vật liệu trong kho của một doanh nghiệp thương mại trong mọi trường hợp.
Tổ chức kế toán kho
Người phụ trách lưu trữ hồ sơ sản phẩm, hàng hóa trong kho theo quy tắc bảo quản theo chủng loại, cấp hàng. Tùy theo từng loại hàng hóa mà hạch toán kế toán có thể được thực hiện cả về định lượng và tiền tệ. Trong trường hợp này, đối với mỗi số danh sách hàng hóa được điền vào "Thẻ kế toán kho", việc phát hành cho những người có trách nhiệm trọng yếu được thực hiện đối với chữ ký trên tạp chí riêng hoặc sổ đăng ký phát hành thẻ.
Thẻ riêng được phát hành cho hàng hóa lưu kho từ năm ngoái và nhận hàng tại kho trong năm hiện tại. Mỗi thẻ cho biết vị trí lưu trữ của sản phẩm này, cho biết số lượng của nhà kho và giá đỡ. Việc hạch toán không phải bằng thẻ mà được thực hiện bằng "Sổ kế toán kho" đặc biệt.
Chịu trách nhiệm lưu trữ - người quản lý kho phải thực hiện thay đổi thẻ kế toán hàng ngày trên cơ sở chứng từ một lần, hiển thị số còn lại sau mỗi lần nhập như vậy. Ông có trách nhiệm lập bảng kê khai chi tiêu tài sản vật chất, số liệu của chúng phải được nhập vào thẻ khóa chậm nhất là ngày đầu tiên của tháng tiếp theo tháng báo cáo.
Người quản lý kho liên tục theo dõi tình hình và thông báo cho ban quản lý về việc giảm lượng hàng hóa cần thiết hoặc ngược lại, về số lượng dư thừa của họ. Hàng tháng anh nộp cho phòng kế toán của xí nghiệp “Báo cáo tình hình luân chuyển tài sản vật tư” kèm theo các chứng từ sơ cấp xác nhận việc nhận hàng và tiêu thụ hàng hoá.
