Khi tiến hành kiểm kê toàn bộ kho hàng, bạn nên được hướng dẫn bởi một kế hoạch được vẽ trước liên quan đến việc thực hiện sự kiện này mỗi quý một lần, sáu tháng một lần hoặc hàng năm. Cơ sở cho việc kiểm kê là hợp đồng hoặc sáng kiến của chủ sở hữu. Trước khi bắt đầu kiểm kê, cần phải thực hiện một loạt các biện pháp chuẩn bị.
Hướng dẫn
Bước 1
Đối chiếu hệ thống kế toán kho và chủ sở hữu.
Bước 2
Sắp xếp vị trí mặt hàng để cung cấp quyền truy cập để xác định và thống kê lại.
Bước 3
Hàng hóa thuộc các khu vực hạch toán khác nhau phải được tách biệt về mặt địa lý (hàng từ kho chính; hàng chuẩn bị sửa chữa; hàng loại bỏ, v.v.).
Bước 4
Đánh dấu các khu tính toán sai trong nhà kho và đánh số thứ tự. Đánh dấu các điểm cực trị của các khu vực để loại trừ giao điểm của chúng.
Bước 5
Vệ sinh khu vực nhà kho.
Bước 6
Kiểm tra tất cả các tài liệu về việc di chuyển hàng hóa không muộn hơn thời gian quy định.
Bước 7
Lập và phát lệnh (order) về việc tổ chức và tiến hành kiểm kê trong kho.
Bước 8
Chuẩn bị và in dữ liệu về các số dư từ hệ thống kế toán, điền vào các số dư dưới dạng một báo cáo. Trong tuyên bố, chỉ ra thời gian và ngày chuẩn bị, mặt hàng, tên của sản phẩm, kiểu hoặc loại, số lượng sản phẩm bị lỗi và vị trí lưu trữ. Người có trách nhiệm ký vào phần còn lại của hàng hóa.
Bước 9
Đảm bảo chấm dứt việc di chuyển hàng hóa trong kho trong thời gian kiểm kê đầy đủ, bắt đầu từ thời điểm quy định trong đơn đặt hàng.
Bước 10
Chỉ định nhân viên được kiểm kê lại bằng cách chia họ thành hai ca và đội kiểm kê. Trong nhóm kiểm kê nên có hai người - một người thực hiện việc xác định và tính toán hàng hóa, và người thứ hai điền vào hàng tồn kho. Giao quyền kiểm soát các hoạt động của ca làm việc cho một nhân viên đặc biệt, trao cho anh ta những quyền hạn thích hợp.
Bước 11
Phân phối các khu vực hàng tồn kho thành các nhóm hàng tồn kho để đảm bảo việc kiểm đếm hoàn toàn trên tất cả các khu vực của nhà kho. Tạo danh sách hàng tồn kho riêng cho từng khu vực. Khu vực hàng tồn kho chỉ được tính theo một nhóm hàng tồn kho.
Bước 12
Nhóm kiểm kê cung cấp một khoảng không quảng cáo trong một bản sao dựa trên kết quả của tính toán sai. Bản kiểm kê có chữ ký của tất cả các thành viên trong nhóm và bàn giao cho người có trách nhiệm. Người chịu trách nhiệm lập một sổ đăng ký kiểm kê với chỉ dẫn về thời gian họ nộp và những người đã kiểm kê.
