Kiểm kê là quá trình thống kê lại hàng hóa có sẵn trong kho hoặc trong cửa hàng và đối chiếu số liệu thực tế và kế toán về tình trạng sẵn có. Thông thường nó được thực hiện sáu tháng một lần, nhưng ít nhất phải tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên liên tục, để không lộ ra nhiều điểm mâu thuẫn trong lần kiểm kê tiếp theo.
Hướng dẫn
Bước 1
Trong một cửa hàng lớn, quá trình kiểm kê bắt đầu với việc bố trí cửa hàng. Thông thường, hàng hóa trên kệ được sắp xếp theo các nhóm chuyên đề, vì vậy bạn cần vẽ sơ đồ bố trí này hoặc ghi lại những điểm mà nhóm hàng hóa của bạn có. Trước mặt mỗi người đều ghi ngày kiểm kê, vì không thể kiểm kê trong một ngày. Thông thường, các siêu thị quy mô vừa phải dành đến một tháng cho thủ tục này.
Bước 2
Hướng dẫn nhân viên được ủy quyền thống kê hàng hóa theo đúng thời hạn. Sản phẩm phải được chuẩn bị trước cho quá trình này. Làm cho những người có trách nhiệm phải thông qua và sắp xếp nó, khi đó sẽ dễ dàng đếm được từng đơn vị sản phẩm. Ghi kết quả đếm cho từng bài vào phiếu kiểm kê.
Bước 3
Việc đối chiếu có thể thực hiện vào sáng sớm để không ảnh hưởng đến công việc của bộ phận. Tuy nhiên, các cửa hàng lớn đôi khi đóng cửa bộ phận này trong một thời gian, vì tốt hơn là bạn nên kiểm tra hàng trong bầu không khí yên tĩnh.
Bước 4
Giai đoạn tiếp theo của kiểm kê là phân tích thông tin nhận được. Tất nhiên, chúng tôi rất mong muốn lưu giữ một bản kiểm kê hàng hóa được vi tính hóa. Trong trường hợp này, hãy nhập tất cả các số thực vào chương trình, chương trình sẽ so sánh chúng với thông tin đăng nhập - những số đã được đăng ký trong máy tính. Sự khác biệt được hiển thị dưới dạng một tài liệu "Bảng đối chiếu", nó phản ánh tất cả các khoản thừa và thiếu. Thường trong các cửa hàng họ sử dụng 1C "Trade Management", nhưng các ứng dụng "Supermag 2000" và "S-Market" có khả năng tuyệt vời.
Bước 5
Sau khi phân tích bảng đối chiếu, lập các chứng từ thu chi. Viết ra những gì hầu như không tồn tại và điền vào phần còn lại trong thông tin đăng nhập của bạn. Theo luật, các khoản thiếu hụt lớn có thể buộc phải bồi thường cho những nhân viên có trách nhiệm tài chính. Những khác biệt nhỏ thường được cho là do hành vi trộm cắp hoặc sai sót kế toán.
Bước 6
Căn cứ vào kết quả đối chiếu, “Biên bản kiểm kê” được lập trên cơ sở biên bản đối chiếu, phải có chữ ký của những người thực hiện kiểm kê và người đứng đầu doanh nghiệp phải được phê duyệt.
Bước 7
Trong các cửa hàng nhỏ, bạn có thể theo dõi hàng hóa theo cách thủ công, nhưng tốt hơn là sử dụng ít nhất Excel cho việc này. Nếu không, sơ đồ đối chiếu chung giống như mô tả ở trên.
