Các tài liệu ngân hàng được lưu trữ theo loại trong các thư mục riêng biệt và thường là theo thứ tự thời gian. Việc lựa chọn được thực hiện bởi nhân viên chịu trách nhiệm hình thành tài liệu. Một hoa hồng đặc biệt giải quyết việc tiêu hủy các tài liệu hết hạn.
Việc lưu trữ các chứng từ ngân hàng được thực hiện bởi cả chính ngân hàng và các tổ chức giữ tài khoản. Thứ tự lưu trữ ở một tổ chức có thể hơi khác với thứ tự lưu trữ ở tổ chức khác.
Các tài liệu ngân hàng được lưu trữ như thế nào trong các tổ chức
Các tài liệu từ ngân hàng trong tổ chức xác nhận việc thực hiện các giao dịch tiền tệ và được phản ánh trong sổ sách kế toán. Nơi lưu trữ của họ là bộ phận kế toán, nhân viên có thể phân chia tất cả các giấy tờ theo loại trong các thư mục riêng biệt trong bối cảnh tài khoản và ngân hàng. Nếu một doanh nghiệp có nhiều tài khoản vãng lai thì một thư mục riêng được tạo cho mỗi tài khoản, nếu một tài khoản tiền tệ thì đơn vị tiền tệ của tài khoản được ghi trên bìa và gáy sách. Thứ tự thời gian được sử dụng để ghi lại các bản sao kê cho từng tài khoản. Mỗi bảng sao kê có một chất kết dính bao gồm các chứng từ thanh toán và lý do thanh toán cho mỗi ngày giao dịch.
Một thư mục riêng được tạo cho các hóa đơn đã thanh toán. Các tài liệu kiểm soát tiền tệ được lưu trữ trong các thư mục riêng biệt, nơi bạn có thể tìm thấy tất cả thông tin về cách làm việc với các tài khoản tiền tệ. Chúng ta đang nói về hộ chiếu giao dịch, chứng chỉ xác nhận công việc hoặc dịch vụ đã thực hiện, chứng chỉ giao dịch ngoại hối và những thứ khác. Nếu khối lượng tài liệu ít thì sẽ có đủ sổ ghi số, số lượng và ngày tháng của tài liệu.
Cách tài liệu được lưu trữ trong các ngân hàng thương mại
Các tổ chức này lưu trữ các chứng từ xác nhận hoạt động kinh tế tài chính của ngân hàng và các chứng từ thanh toán, quyết toán của khách hàng. Trách nhiệm đối với chúng thuộc về người quản lý và kế toán trưởng. Cả tài liệu giấy và điện tử đều có thể được lưu trữ. Những giấy tờ được giữ trong một cơ sở lưu trữ đặc biệt, để truy cập mà bạn cần phải xin giấy phép đặc biệt. Giấy phép phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc cấp phó của người đó.
Việc lưu trữ tài liệu tưởng niệm được thực hiện hàng ngày, đối với điều này, một thư mục riêng được thiết lập, trong đó các tài liệu cũng được lưu trữ theo thứ tự thời gian. Việc lựa chọn được thực hiện bởi một nhân viên chịu trách nhiệm về việc hình thành chính xác các tài liệu tài chính. Các thư mục khác bao gồm các giấy tờ tài chính tiền mặt và các giấy tờ phản ánh thông tin về tiền gửi của khách hàng. Các tài liệu chứa thông tin về các hoạt động với kim loại quý được lưu trữ vào các thư mục riêng biệt.
Nhu cầu đặt một số loại tài liệu trong các thư mục khác nhau là do mỗi loại giấy có thời hạn sử dụng riêng. Điều này cũng áp dụng cho việc lưu trữ tài liệu dưới dạng điện tử. Đối với việc tiêu hủy tài liệu có thời hạn lưu trữ hết hạn, một ủy ban đặc biệt được tập hợp, các thành viên xem qua từng tờ giấy, sau đó điền vào một hành động đặc biệt, xác nhận rằng tài liệu có thời hạn lưu trữ hết hạn đã bị tiêu hủy.
