Chuẩn bị và nộp hồ sơ vào kho lưu trữ là một phần không thể thiếu của quy trình làm việc. Việc đăng ký của họ bắt đầu trong tổ chức kể từ thời điểm tài liệu được nộp và kết thúc bằng việc chuyển đến kho lưu trữ vào cuối năm dương lịch hoặc các khoảng thời gian lưu trữ. Trong một số trường hợp, các tệp được lưu giữ lâu hơn một năm. Chúng bao gồm, ví dụ, các tài liệu liên quan đến hồ sơ nhân sự.
Hướng dẫn
Bước 1
Để thủ tục nộp hồ sơ vào kho lưu trữ không mất nhiều thời gian, bạn nên tuân thủ các quy tắc đăng ký của họ trong quy trình làm việc hiện tại. Khi chuyển các trường hợp vào kho lưu trữ để lưu trữ vĩnh viễn hoặc tạm thời, bạn cần phải ghép tài liệu, đánh số tờ, vẽ dòng chữ cuối cùng, nếu được cung cấp bởi hướng dẫn làm việc và cũng lập một bản kiểm kê nội bộ.
Bước 2
Đồng thời, tên tổ chức, doanh nghiệp, mục lục phù hợp với danh pháp của vụ án, ngày mở, đóng vụ án, thời hạn lưu trữ được ghi trên trang tiêu đề của hồ sơ được giao. vào kho lưu trữ.
Bước 3
Các tài liệu cần lưu trữ được lưu trữ trong một thư mục bìa cứng riêng biệt. Theo quy định, nếu tài liệu có giá trị cụ thể, nó không được khâu lại, mà được đặt trong một tệp hoặc phong bì và đính kèm vào hộp đựng. Ở cuối hộp được khâu và đánh số, một tờ chứng thực được đặt và ở phần đầu - một bản kiểm kê nội bộ. Trong trường hợp này, độ dày của vỏ không được vượt quá 40 mm và số lượng tấm không được vượt quá 250.
Bước 4
Đối với các trường hợp được lưu trữ trong kho lưu trữ vĩnh viễn, cũng như tạm thời, nhưng không dưới 10 năm, một bản kiểm kê được lập để chuyển các trường hợp vào kho lưu trữ. Đồng thời, lập một bản kiểm kê riêng cho các tài liệu liên quan đến hồ sơ nhân sự. Tên của các trường hợp được nhập vào đó, mỗi trường hợp được gán một số sê-ri, và một mã danh pháp cũng được chỉ ra. Khoảng không quảng cáo được tạo thành bản sao nếu các tệp vẫn còn trong kho lưu trữ của tổ chức. Nếu các tập tin được chuyển đến các cơ quan lưu trữ của tiểu bang, thì phải có bốn bản sao.
Bước 5
Các trường hợp phải lưu trữ sau khi hoàn thành dưới 10 năm có thể được lưu trữ theo quyết định của ban quản lý tổ chức. Sự cần thiết phải gửi các trường hợp sẽ phụ thuộc vào khối lượng công việc của kho lưu trữ, tần suất truy cập vào các tài liệu cũ, v.v.
