Điều kiện lưu trữ của các hợp đồng do doanh nghiệp ký kết không được quy định bởi các tiêu chuẩn và định mức ngành, vì vậy câu hỏi thường đặt ra là làm thế nào để tránh thất thoát và tổ chức lưu trữ, hạch toán chính xác. Giải pháp hợp lý nhất cho vấn đề này là việc ban hành một hành động công ty của một doanh nghiệp cụ thể, quy định thủ tục chuẩn bị, kết luận và lưu trữ các tài liệu này.
Hướng dẫn
Bước 1
Nếu công ty của bạn làm việc nhiều với các tổ chức bên thứ ba và số lượng hợp đồng được ký kết là đáng kể, thì việc giao việc lưu trữ của họ cho văn phòng hoặc bộ phận văn phòng là rất hợp lý. Điều này khá thuận tiện, vì tại văn phòng, tất cả các tài liệu do người đứng đầu ký và các nhà thầu gửi đều được đăng ký. Sau khi đăng ký hợp đồng đã thực hiện, các nhân viên của văn phòng phải tạo đủ số lượng bản sao cần thiết và phân phát chúng cho những người thi hành có trách nhiệm, và giữ bản gốc của các tài liệu ở một nơi được chỉ định đặc biệt.
Bước 2
Nếu công ty của bạn nhỏ và bạn không có bộ phận văn thư cũng như một nhân viên chịu trách nhiệm, thì các hợp đồng quan trọng nhưng hiếm khi được sử dụng, chẳng hạn như cho thuê hoặc mua bất động sản, bạn nên giữ trong bộ phận pháp lý cùng với các văn bản cấu thành và pháp lý của công ty. Bộ phận kế toán, nơi thực hiện các tính toán trên chúng, nên cung cấp các bản sao của các hợp đồng này. Ở cùng một nơi, trong bộ phận kế toán, cửa hàng và các hợp đồng cung cấp, dịch vụ và thực hiện công việc là một trong những loại tài liệu kế toán chính, yêu cầu kiểm soát các quyết toán, điều khoản thanh toán hoặc các khoản thanh toán định kỳ liên tục (hóa đơn điện nước, thông tin liên lạc).
Bước 3
Trong mọi trường hợp, tất cả các hợp đồng phải có đăng ký nội bộ riêng và mỗi hợp đồng phải được ấn định một số mà nó sẽ được nhập vào sổ đăng ký hợp đồng điện tử. Nhật ký này có thể được thực hiện trong bảng tính Excel. Ngoài nhật ký điện tử, cần lưu giữ một sổ đăng ký bằng giấy về việc ban hành các thỏa thuận này, sổ này sẽ phản ánh thời điểm và cho ai trong số những người thực thi có trách nhiệm bản gốc của thỏa thuận đã được bàn giao. Nhật ký này phải có các trường chữ ký của người thi hành có trách nhiệm, xác nhận việc nhận và giao hợp đồng để bảo quản an toàn.
Bước 4
Mô tả quy trình làm việc với hợp đồng trong Quy định về quy trình soạn thảo, giao kết và lưu trữ hợp đồng và được người đứng đầu doanh nghiệp phê duyệt.
