Công việc văn phòng - làm việc với các tài liệu và hỗ trợ tài liệu cho việc quản lý trong tổ chức cụ thể này, được quy định bởi GOST R 51141-98 "Công việc văn phòng và kinh doanh lưu trữ. Điều khoản và Định nghĩa ". Tổ chức văn phòng là việc tổ chức đăng ký, lưu trữ và sử dụng văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ trong các hoạt động hiện tại của doanh nghiệp.
Hướng dẫn
Bước 1
Khi tổ chức công việc văn phòng, hãy quyết định xem doanh nghiệp, tổ chức của bạn, các bộ phận hay chi nhánh ở xa về mặt địa lý, hãy tính đến thực tế này và đưa ra cơ chế tương tác với các bộ phận này. Hệ thống văn phòng làm việc phải đồng nhất với trụ sở chính để tránh vướng mắc trong quá trình đăng ký và thủ tục giấy tờ.
Bước 2
Hãy nghĩ xem bạn sẽ sử dụng hình thức làm việc văn phòng nào: tập trung, hỗn hợp hay phi tập trung. Sự lựa chọn của họ được xác định bởi cấu trúc của doanh nghiệp (cho dù nó có các khu vực cách xa về mặt địa lý) và trang thiết bị kỹ thuật của dịch vụ quản lý văn phòng. Nếu dịch vụ này có số lượng nhỏ và không được cung cấp về mặt kỹ thuật, thì một phần chức năng của nó sẽ được chuyển sang các phân khu. Trong trường hợp này, công việc văn phòng hỗn hợp diễn ra. Trong trường hợp dịch vụ này được trang bị tất cả nhân sự, phần cứng và phần mềm cần thiết, thì hình thức lưu trữ hồ sơ này sẽ được tập trung.
Bước 3
Trong mỗi đơn vị cơ cấu, hãy chọn một đơn vị biên chế đặc biệt sẽ thực hiện công việc văn phòng. Nếu điều này là không thể, sau đó bổ nhiệm một nhân viên khác sẽ kết hợp việc thực hiện nhiệm vụ công việc chính của mình với chức năng của một thư ký.
Bước 4
Xác định số lượng và danh pháp của các trường hợp, sẽ bao gồm tất cả các tài liệu đến, đi và nội bộ. Nếu là tài liệu của tổ chức cấp trên (mẹ) thì trình thủ trưởng xem xét; văn bản của tổ chức cấp dưới trình cấp phó phụ trách cùng xem xét. Theo đó, đơn kêu cứu của công dân đều hướng đến cấp phó là người được giao trọng trách làm công tác dân số.
Bước 5
Sau khi xác định được vòng kết nối của các phóng viên, hãy tạo một bộ phân loại để bạn có thể xác định ngay lập tức tài liệu này thuộc nhóm nào. Ví dụ, đối với các cơ quan chính phủ, gán mã 01, cho các thư từ tổ chức cấp trên - mã 02, cho nhà cung cấp - mã 03, cho khách hàng - mã 04, v.v. Điều này sẽ giúp hợp lý hóa luồng tài liệu trong tổ chức.
Bước 6
Xác định hình thức luân chuyển tài liệu sẽ được thực hiện - trong tạp chí hoặc thẻ. Cả hai hình thức này đều được thực hiện trong các chương trình đặc biệt để quản lý tài liệu điện tử. Nếu bạn chưa thể mua một chương trình như vậy, hãy sử dụng các tạp chí đăng ký tài liệu điện tử, chúng có thể được soạn thảo trong Excel.
