Bất kỳ chuyển động nào của tiền trong bàn thu ngân của tổ chức chắc chắn phải được chính thức hóa một cách chính xác. Để làm được điều này, thủ quỹ cần lập một báo cáo, sau đó được chuyển cho bộ phận kế toán để hạch toán tiếp. Trong một số tổ chức nhỏ, không có vị trí “thủ quỹ” trong bảng nhân sự, do đó kế toán trưởng chịu trách nhiệm duy trì và xử lý các chứng từ tiền mặt. Để duy trì kỷ luật tiền mặt, điều rất quan trọng là phải lập tất cả các tài liệu một cách chính xác.
Hướng dẫn
Bước 1
Báo cáo của thủ quỹ nên được lập vào những ngày có bất kỳ chuyển động nào tại quầy thu ngân: cho dù đó là việc phát hành tiền để báo cáo hay thanh toán tiền lương.
Bước 2
Báo cáo do thủ quỹ lập phải có các thông tin giống như tờ rời của sổ quỹ. Thông thường, có những biểu mẫu trong chương trình kế toán được tạo tự động khi dữ liệu được nhập vào. Nếu bạn sử dụng hình thức kế toán thủ công thì mẫu báo cáo của thủ quỹ là mẫu phiếu thu.
Bước 3
Báo cáo của thủ quỹ phải có các thông tin như số thứ tự của chứng từ, ngày lập, số lượng và tên nghiệp vụ.
Bước 4
Đính kèm tất cả các chứng từ xác nhận việc chuyển tiền vào báo cáo của thủ quỹ. Nếu đây là vấn đề đối với báo cáo, hãy đính kèm lệnh chi tiền mặt (mẫu số KO-2). Khi tiền mặt đến quầy thu ngân của tổ chức, hãy đính kèm biên lai thu tiền (mẫu số KO-1). Nếu đây là đợt phát hành tiền lương, ngoài chứng từ chi tiền mặt, phải kèm theo bảng lương (mẫu số T-53).
Bước 5
Nên để báo cáo của nhân viên thu ngân trong một thư mục riêng. Bổ sung theo thứ tự thời gian, cuối kỳ (có thể là tháng, quý, nửa năm, năm,…) may tất cả các tờ, đánh số thứ tự. Cuối cùng, trên tờ cuối cùng, ghi: "Đã khâu, đánh số và buộc chặt (cho biết bao nhiêu tờ)." Khi tính toán, hãy tính đến biên lai, đơn đặt hàng và bảng sao kê.
Bước 6
Hãy nhớ rằng báo cáo của thủ quỹ là một bản sao của phiếu thu, nhưng với nhiều thông tin mở rộng hơn. Điểm khác nhau là phải có chữ ký của thủ quỹ, sổ quỹ phải có chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng tổ chức.
Bước 7
Ngân hàng phục vụ bạn có thể yêu cầu các tài liệu để kiểm tra việc duy trì kỷ luật tiền mặt, trong trường hợp này, ngoài sổ quỹ, bạn cần phải cung cấp báo cáo đó.
