Một lá thư kinh doanh là yếu tố chính của thư từ kinh doanh. Hình ảnh tích cực của công ty phụ thuộc vào mức độ hiểu biết của tài liệu được vẽ lên. Thư kinh doanh được viết bởi các thư ký và trợ lý giám đốc điều hành của công ty.
Soạn thư kinh doanh
Viết thư thương mại nhất thiết phải có mục tiêu: đề nghị hợp tác, tăng doanh thu cho tổ chức, đẩy nhanh quá trình thanh toán tiền hàng, yêu cầu bồi thường, cảm ơn về điều gì đó, kết thúc giao dịch, chúc mừng. Bức thư nên được soạn với một mục đích cụ thể và nó phải được thể hiện càng nhiều càng tốt trong đó. Hãy chắc chắn rằng bạn đã tìm hiểu thông tin chi tiết về công ty mà bạn sẽ gửi thư. Bạn cần biết tối đa về một đối tác tiềm năng.
Thông thường, các công ty gửi rất nhiều thư mời chào hàng hóa hoặc dịch vụ, nhưng đồng thời cũng phải có thông tin tối thiểu về người nhận địa chỉ. Đây là sai lầm chính của tất cả những người mới kinh doanh. Rốt cuộc, người nhận thư luôn cảm thấy dễ chịu hơn khi biết rằng họ đang được giải quyết theo cách cá nhân. Ví dụ, xưng hô với một người bằng tên là cơ sở của một bức thư chào hàng thành công. Và ngay cả khi bạn không biết tên của người nhận, trong mọi trường hợp, bạn không thể viết vị trí của người đó dưới dạng viết tắt khi đề cập đến anh ta.
Thiết kế thư kinh doanh
Lý tưởng nhất là mỗi công ty có tên thương hiệu riêng. Trên đó có vẽ một lá thư kinh doanh. Tiêu đề thư luôn chứa tên của tổ chức, địa điểm thực tế và hợp pháp, địa chỉ liên hệ, trang web, địa chỉ email, logo và các thông tin khác về tổ chức. Lề thư thương mại: dưới cùng, trên cùng, bên phải và bên trái có kích thước tiêu chuẩn. Lề trái là 3 cm vì tất cả các tài liệu được gửi vào hồ sơ. Lề phải - 1,5 cm. Thụt lề trên và dưới: 1 cm.
Mọi thư thương mại đều bắt đầu với dòng tiêu đề ngắn gọn và hấp dẫn ở giữa. Tiêu đề chắc chắn sẽ tiết lộ nội dung của văn bản. Tiêu đề của thư kinh doanh có: tên công ty người nhận kèm theo họ tên, cũng như chức vụ của người nhận (ở góc trên bên phải). Góc trên bên trái dưới tiêu đề là nơi để ghi số và ngày của thư đăng ký (gửi đi). Nếu một bức thư thương mại được viết như một bức thư phản hồi, thì bạn nên cho biết bức thư này trả lời cho tài liệu nào. Tiêu đề của một bức thư kinh doanh được chỉ định sau ngày và số của tài liệu. Chữ ký của người gửi được chỉ định ở cuối bức thư. Ngoài ra, họ tên và chức vụ phải được viết.
Nếu bức thư có bất kỳ số liệu tài chính nào về công ty, thì chữ ký của kế toán trưởng cũng phải ở dưới cùng. Thứ tự các chữ ký như sau: đầu tiên là chữ ký của Tổng giám đốc, sau đó là chữ ký của kế toán trưởng. Ngoài ra, ở cuối thư, con dấu chính thức của tổ chức được đóng vào chữ ký. Kích thước thứ 12 của Times New Roman và khoảng cách đơn là tiêu chuẩn cho thư từ kinh doanh chính thức. Theo thông lệ, bạn nên gửi một lá thư kinh doanh, đây là một lời đề nghị nghiêm túc, qua đường bưu điện, chứ không phải qua fax hoặc E-mail. Người chuyển phát nhanh đích thân chuyển thư cho người quản lý hoặc thư ký. Một bức thư như vậy phải được gửi trong một phong bì lớn của công ty, được in bằng phương pháp đánh máy. Tất cả điều này hoạt động để tạo ra một hình ảnh thuận lợi của công ty.
