Mọi khoản luân chuyển tiền mặt trong doanh nghiệp phải được ghi chép theo các quy tắc kế toán và được hỗ trợ bởi các tài liệu liên quan. Thủ tục phát hành tiền mặt dựa trên một báo cáo được nêu trong hướng dẫn của Ngân hàng Trung ương Nga, và số lượng các khoản tiền đã phát hành và nhóm người mà họ có thể phát hành được xác định cụ thể cho từng công ty và được cố định theo thứ tự của người đứng đầu.
Hướng dẫn
Bước 1
Tiền được phát hành cho nhân viên của tổ chức để mua hàng hóa hoặc dịch vụ bằng tiền mặt từ các cá nhân hoặc từ các công ty không thanh toán tài khoản với pháp nhân thông qua tài khoản cá nhân (ví dụ: do số lượng nhỏ để xuất hóa đơn chính thức), cũng như để sử dụng cho chi phí du lịch hoặc giải trí.
Bước 2
Phản ánh số tiền đã xuất cho người lao động bằng cách ghi: Nợ TK 71 “Quyết toán với người chịu trách nhiệm”, ghi Có TK 50 “Thủ quỹ”. Đồng thời lập Lệnh xuất quỹ phải có chữ ký của người báo cáo.
Bước 3
Trong vòng 3 ngày sau khi được cấp tiền mặt (hoặc kể từ thời điểm trở về sau chuyến công tác), người lao động phải nộp báo cáo tạm ứng theo mẫu số AO-1 và đính kèm các tài liệu chứng minh (biên lai, vé, v.v.) với nó. Sau đó, kế toán tiến hành điền vào các bút toán ghi các khoản chi từ bên Có của tài khoản 71 sẽ được chuyển sang các tài khoản tương ứng. Đây có thể là các tài khoản: 07, 08, 10-11, 15, 20, 23, 25, 26, 28-29, 41, 44-45, 50- 52, 55, 70, 73, 76, 79, 91, 94, 97 hoặc 99. Việc lựa chọn tài khoản thích hợp phụ thuộc vào số tiền đã được sử dụng.
Bước 4
Khoản chênh lệch giữa số tiền đã phát hành và số tiền đã chi tiêu phải được chốt bằng một lệnh chuyển tiền đến với việc trả lại tiền cho thủ quỹ hoặc một lệnh chi tiền mặt trong trường hợp số tiền đã phát hành không đủ và nhân viên đã chi tiêu thêm quỹ của chính mình.
Bước 5
Nếu xảy ra trường hợp chưa trả lại tiền cho tổ chức thì lập bút toán ghi: ghi có tài khoản 71, ghi nợ tài khoản 94 “Thiếu hụt, mất mát do hư hỏng vật có giá trị”. Sau đó ghi số tiền bên Có TK 94 sang bên Nợ TK 70 “Phải trả nhân sự về tiền lương” (trường hợp có thể khấu trừ vào lương của người báo cáo) hoặc 73 “Các khoản thanh toán với nhân sự về nghiệp vụ khác”(trường hợp không khấu trừ được vào lương của người báo cáo).
Bước 6
Các nghiệp vụ rút tiền phải được phản ánh trong sổ nhật ký số 7, được lập để ghi 30 nghiệp vụ rút tiền riêng biệt cho báo cáo. Nếu số lượng giao dịch mỗi tháng nhiều hơn, thì cần phải điền thông tin được cung cấp cho trang phụ này.
