Để hóa đơn được thanh toán trong thời gian ngắn, cần phải gửi cho bên đối tác. Việc này có thể được thực hiện bằng các phương tiện liên lạc hiện đại, qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh.
Hướng dẫn
Bước 1
In hóa đơn, có chữ ký của người có thẩm quyền (tổng giám đốc, kế toán trưởng), đóng dấu xác nhận của đơn vị.
Bước 2
Gửi fax tài liệu. Để thực hiện việc này, hãy gọi cho tổ chức thanh toán và yêu cầu họ chuyển sang thiết bị thích hợp. Sau tiếng bíp, nhấn nút Gửi. Thanh toán có thể được thực hiện trên cơ sở một bản sao của hóa đơn, nhưng sau đó cần phải cung cấp bản gốc cho đối tác. Phương pháp này là tốt nhất nếu bạn cần gửi hóa đơn đến một khu vực khác và bạn không biết địa chỉ email của tổ chức.
Bước 3
Quét hóa đơn gốc, lưu file. Viết email cho nhân viên của tổ chức phải trả tiền, đính kèm hóa đơn đã quét. Chỉ trong trường hợp, trong dòng chủ đề hoặc trong chính văn bản, cho biết rằng tệp được đính kèm. Nếu thiết bị kỹ thuật của văn phòng bạn cho phép, bạn có thể đặt chữ ký điện tử và con dấu vào nội dung tài liệu, trong trường hợp này bạn không cần phải in tài liệu, rồi quét tài liệu đó.
Bước 4
Sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh. Bạn có thể liên hệ với bộ phận thích hợp của tổ chức của bạn hoặc các công ty chuyên biệt. Cung cấp cho người chuyển phát tài liệu gốc, càng chính xác càng tốt cho biết địa chỉ thực của tổ chức nơi hóa đơn sẽ được giao. Nếu không biết họ, tên người thanh toán hóa đơn thì hướng dẫn giao gói hàng cho cán bộ kế toán.
Bước 5
Gửi thư qua Bưu điện Nga. Nếu bạn cần chắc chắn rằng thư đã được chuyển đến người nhận, hãy chọn một bưu phẩm có biên lai chuyển phát. Nếu bạn muốn gửi bản gốc của hóa đơn đã nhận được qua fax hoặc e-mail, hãy gửi hóa đơn đó bằng thư thông thường trong một phong bì có đủ số tem.
