Theo quy định tại khoản 11 Quy chế sử dụng máy tính tiền (máy tính tiền), khi thực hiện các giao dịch tiền tệ khác nhau với dân cư, tất cả các máy phải sử dụng băng kiểm soát đặc biệt (gọi là máy báo Z). Đồng thời, đối với mỗi máy tính tiền phải lưu sổ thủ quỹ, có xác nhận trước đó của cơ quan thuế.
Hướng dẫn
Bước 1
Xin lưu ý rằng sổ sách của người điều hành thủ quỹ, các băng kiểm soát đã sử dụng và các tài liệu khác xác nhận việc thực hiện các giao dịch tiền tệ với khách hàng phải được lưu giữ trong một thời hạn nhất định đối với các tài liệu kế toán chính, ít nhất là 5 năm. Trách nhiệm đảm bảo an toàn của các tài liệu này thuộc về người đứng đầu tổ chức.
Bước 2
Giao cho thủ quỹ lưu giữ Nhật ký theo mẫu KM-4, được Nghị định của Liên bang Nga ngày 1998-12-25 phê duyệt như một phần của Tài liệu thống nhất về chứng từ kế toán chính để hạch toán các nghiệp vụ thương mại nhất định sử dụng KKM. Theo quy định tại Nghị quyết này, sổ nhật ký phải được đánh số, đóng gáy và đóng dấu giáp lai, có chữ ký của những người sau đây: thanh tra thuế, kế toán trưởng, giám đốc doanh nghiệp. Con dấu của công ty cũng phải được đóng. Tất cả các mục trong nhật ký này phải được nhập bởi người điều hành thu ngân. Anh ta nên điền nó hàng ngày theo thứ tự thời gian bằng bút bi. Sổ nhật ký không được có dấu gạch chéo và phải ghi rõ mọi nội dung sửa chữa, sau đó có chữ ký xác nhận của thủ quỹ, giám đốc và kế toán trưởng doanh nghiệp.
Bước 3
Hướng dẫn thủ quỹ khi kết thúc ca làm việc lập Báo cáo tiền mặt (theo mẫu KM-6). Hơn nữa, thủ quỹ, cùng với tài liệu này, sẽ có thể chuyển số tiền thu được trên lệnh nhận tiền mặt cho thủ quỹ cấp cao. Trong trường hợp này, việc giao tiền cho ngân hàng phải được phản ánh trong báo cáo. Ngược lại, ở những công ty nhỏ có một hoặc hai máy tính tiền, thủ quỹ phải giao tiền trực tiếp cho nhân viên thu ngân của ngân hàng.
Bước 4
Sau khi chỉ định chỉ số đồng hồ và xác minh số tiền thu được thực tế, phải ghi vào sổ nhật ký của người điều hành thủ quỹ và xác nhận với chữ ký của thủ quỹ, quản trị viên và thủ quỹ cấp cao của tổ chức. Đính kèm các báo cáo Z vào báo cáo của thủ quỹ, đây là cơ sở để điền vào. Trong lễ tân, cũng như niêm yết phiếu thu tiền tại quầy thu ngân (trong báo cáo hoàn thành) phải có chữ ký của thủ quỹ cấp trên và người đứng đầu công ty.
