Trong quá trình thực hiện các hoạt động, người đứng đầu tổ chức quyết toán qua bàn thu ngân. Đồng thời, họ phải tuân thủ kỷ luật tiền mặt, được quy định bởi Ngân hàng Trung ương Liên bang Nga. Khái niệm "giao dịch tiền mặt" bao gồm việc nhận tiền, lưu trữ và chi tiêu. Tất cả các phong trào này phải được chính thức hóa theo quy định của pháp luật Nga.
Quy tắc làm việc với quầy thu ngân của tổ chức
Theo quy định, nhân viên thu ngân phải làm việc với nhân viên thu ngân. Đó là với anh ta rằng người đứng đầu tổ chức ký kết một thỏa thuận về trách nhiệm đầy đủ. Nếu không có nhân viên này trong biên chế, cả kế toán viên và người đứng đầu tổ chức đều có thể được bổ nhiệm vào vị trí của anh ta.
Hàng năm, pháp nhân phải thỏa thuận với ngân hàng về hạn mức tồn quỹ cuối ngày làm việc. Có nghĩa là, tiền mặt chỉ nên được giữ tại quầy thu ngân với số lượng được chỉ ra trong tính toán. Bạn có thể lấy biểu mẫu này từ tổ chức tài chính của mình, điền và gửi trước năm dương lịch mới. Nếu bạn không làm điều này, bạn không có quyền giữ tiền tại quầy thu ngân của tổ chức.
Nhận tiền cho thủ quỹ
Tiền có thể đến tay thủ quỹ từ nhiều nguồn khác nhau, ví dụ, từ tài khoản thanh toán của tổ chức, từ các đối tác, từ những người sáng lập, từ những người có trách nhiệm, v.v. Trong mọi trường hợp, bạn phải ghi nhận tiền bằng chứng từ, đối với trường hợp này, bạn phải sử dụng lệnh nhận tiền (mẫu số KO-1). Bạn cần vẽ một tài liệu trong một bản sao duy nhất. Bạn phải đưa phần xé có chữ ký của thủ quỹ và kế toán trưởng cho người nộp tiền.
Lệnh nhận tiền được nộp vào báo cáo thủ quỹ và được ghi vào sổ quỹ (mẫu số KO-3).
Trong kế toán, bạn phải thực hiện các bút toán sau:
- D50 K51 - tiền được nhận tại văn phòng thủ quỹ từ tài khoản vãng lai của tổ chức;
- D50 K62 - tiền đã được nhận từ các đối tác cho thủ quỹ;
- D50 K71 - tiền được nhận từ người chịu trách nhiệm cho thủ quỹ;
- D50 K75 - tiền đã được nhận tại văn phòng thu ngân từ người sáng lập
- D50 K90.1 - tiền đã được nhận tại quầy thu ngân do bán hàng.
Cấp tiền từ quầy thu ngân
Tất cả các chuyển động tiền mặt cũng phải được ghi lại và phản ánh trong sổ sách kế toán. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng lệnh chi tiền mặt (mẫu số KO-2). Các quỹ có thể được sử dụng để trả lương, phát hành số tiền nộp, để gửi tiền vào tài khoản vãng lai, v.v. Chứng từ chi phí đã hoàn thành phải được đăng ký vào sổ quỹ và nộp cho thủ quỹ báo cáo.
Trong kế toán tiền mặt, ghi các bút toán sau:
- D70 K50 - tiền lương đã trả cho nhân viên của tổ chức;
- D71 K50 - quỹ nộp hồ sơ đã được cấp;
- D60 K50 - tiền đã được cấp cho nhà cung cấp đối với hàng hóa.
Nếu tổ chức có nhiều quầy thu ngân, ví dụ trong trường hợp có nhiều bộ phận thì công ty phải có thủ quỹ trưởng. Chính ông là người ghi vào sổ kế toán tiền mặt đã nhận và xuất của thủ quỹ (mẫu số KO-5). Tất cả các giao dịch thực hiện có sự tham gia của bàn thu tiền phải được phản ánh vào sổ quỹ (mẫu số KO-4). Cuối kỳ báo cáo, sổ được đóng gáy, đánh số, đóng dấu của tổ chức và chữ ký của thủ trưởng và kế toán trưởng.
Người có trách nhiệm
Người có trách nhiệm giải trình là người được cấp tiền từ quầy thu ngân. Người này chỉ có thể là nhân viên của công ty. Anh ta phải tính số tiền nhận được.
Có các yêu cầu sau đối với việc phát hành các quỹ có trách nhiệm giải trình:
- người chịu trách nhiệm phải báo cáo số tiền nhận được trong vòng ba ngày sau khi kết thúc thời hạn được ghi trong phiếu chi phí hoặc theo lệnh của người quản lý về việc xuất quỹ;
- anh ta phải nộp các tài liệu xác nhận chi phí tiền mặt (séc, biên lai, hóa đơn, v.v.). Nếu không sử dụng hết thì người có trách nhiệm phải trả lại;
- không được phép chuyển các khoản tiền có trách nhiệm giải trình cho một nhân viên từ một nhân viên khác.
Khi trả lại các chứng từ chứng minh, người chịu trách nhiệm phải biết rằng các phiếu thu, chi phiếu, hóa đơn phải được điền chính xác, các chi phí phải hợp lý về mặt kinh tế.
