Hàng ngày, các hoạt động và quy trình kinh doanh nhất định diễn ra trong tổ chức: mua và tiêu thụ các nguồn lực, vận chuyển sản phẩm, thanh toán với người mua, tổ chức tài chính, nhà cung cấp, v.v. Tất cả các hoạt động này phải được phản ánh trong các tài liệu chính mà không thất bại.
Hướng dẫn
Bước 1
Chính là một tài liệu ghi lại thực tế của một giao dịch kinh doanh. Đối với hầu hết các tài liệu kế toán, có các biểu mẫu chuẩn. Trong một số trường hợp, tổ chức có thể phát triển biểu mẫu riêng để đăng ký một số giao dịch kinh doanh. Chỉ những tài liệu có đầy đủ các chi tiết cần thiết mới được chấp nhận để hạch toán. Các chi tiết này bao gồm:
- tên của tài liệu chính;
- tên của tổ chức đã biên soạn tài liệu này;
- tên và thông tin chi tiết của các bên liên quan đến hoạt động;
- ngày chuẩn bị tài liệu;
- tên và nội dung của giao dịch kinh doanh;
- danh sách các quan chức chịu trách nhiệm về giao dịch kinh doanh;
- chữ ký của những người có trách nhiệm.
Các tài liệu chính phải được lập tại thời điểm giao dịch hoặc ngay sau khi hoàn thành.
Bước 2
Tất cả các tài liệu mà kế toán xử lý có thể được chia thành hai nhóm: bên ngoài và bên trong. Các tài liệu bên ngoài đến doanh nghiệp từ các nhà thầu khác nhau của tổ chức. Đối tác có thể là các tổ chức tài chính, người mua và nhà cung cấp, cơ quan chính phủ và ngân hàng, cơ quan thuế. Khi nhận được bất kỳ tài liệu nào, trước hết cần xác định xem tài liệu này có phải là tài liệu kế toán hay không, có chứa thông tin về một giao dịch kinh doanh hay không. Tiếp theo, bạn nên kiểm tra các chi tiết, sự hiện diện của chữ ký và con dấu. Cũng cần phải kiểm tra cẩn thận nội dung của giao dịch kinh doanh, cũng như xác định thời kỳ mà tài liệu kế toán nhận được thuộc về.
Bước 3
Các tài liệu kế toán chính nội bộ được lập trong chính tổ chức. Các văn bản đó có thể là hành chính và điều hành. Văn bản hành chính chứa các mệnh lệnh, chỉ thị và hướng dẫn về sự cần thiết phải thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh nhất định. Điều hành hoặc trắng án đăng ký thực tế của giao dịch. Thông thường, một tài liệu chính có thể vừa là hành chính vừa là văn bản điều hành. Hệ thống hoá tài khoản, chứng từ kế toán được lập trên cơ sở các văn bản hành chính, điều hành.
Bước 4
Chính là một tài liệu ghi lại thực tế của một giao dịch kinh doanh. Đối với phần lớn các tài liệu kế toán, công việc với các tài liệu chính được quy định bởi Luật Liên bang “Về Kế toán”. Theo quy định của luật này, không thể sửa chữa chứng từ tiền mặt và ngân hàng, tất cả các chứng từ khác đều có thể sửa đổi.
Bước 5
Để làm việc với các tài liệu chính trong tổ chức, một lịch trình quy trình làm việc được hình thành. Một lịch trình như vậy là cần thiết để xác định thời gian di chuyển của các tài liệu trong tổ chức và để xác định những người thực hiện giao dịch kinh doanh.
