Trong số các sự kiện kinh doanh của công ty, buổi thuyết trình là một sự kiện đặc biệt. Đây là một kỳ nghỉ quảng cáo kinh doanh, bản chất của nó là sự trình bày của tổ chức và các sự kiện quan trọng trong cuộc sống của nó: “sự ra đời”, những thay đổi tích cực, tạo ra sản phẩm (dịch vụ) mới. Thời lượng của bài thuyết trình có thể khác nhau: một sự kiện cần 10-15 phút, sự kiện thứ hai là hai hoặc ba giờ, và sự kiện thứ ba "lấy" cả tuần làm việc. Dù diễn ra trong thời gian nào thì chìa khóa thành công của buổi lễ chính là sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi lễ.
Hướng dẫn
Bước 1
Xác định rõ các mục tiêu và ưu tiên của bài thuyết trình: ví dụ, tạo hình ảnh, thu hút khách hàng mới, đối tác mới (nhà đầu tư, nhà cung cấp, người tiêu dùng), thông báo về các đổi mới, thiết lập quan hệ với công chúng, chính quyền, v.v. Điều chính là thu hút sự chú ý của đối tượng mục tiêu, quan tâm đến nó, để hiển thị một cách chính xác các triển vọng.
Bước 2
Xác định ý chính (ý tưởng, concept) của bài thuyết trình. Chỉ định địa điểm, ngày và giờ cho sự kiện. Tốt hơn là nên thực hiện các bài thuyết trình (với thời lượng từ 1, 5-2 giờ) sau khi ăn trưa. Cocktail hoặc tiệc tự chọn - khi kết thúc (kéo dài 1-2 giờ). Chuẩn bị trước lời mời. Họ không nên mạo danh - đề cập đến những cá nhân cụ thể. Ghi rõ địa điểm, thời gian, chương trình thuyết trình, danh sách người tham gia, địa danh (địa chỉ) và đường vận chuyển trong tin nhắn.
Bước 3
Chuẩn bị chất lượng cao và nếu có thể, các tài liệu quảng cáo in khác nhau: thông cáo báo chí, tờ rơi, tập sách nhỏ, tài liệu quảng cáo, catalogue. Các chuyên đề, máy tính bảng về công ty (ví dụ về doanh thu hàng năm, địa lý bán hàng, đào tạo nâng cao của nhân viên, đối tác, các ấn phẩm về công ty trên báo chí) phù hợp và mong muốn tại buổi thuyết trình. Các mẫu sản phẩm, màn hình có video đặt ở sảnh sẽ làm sống lại sự kiện.
Bước 4
Phát triển một kịch bản cho kỳ nghỉ. Sự kiện này thường được khai mạc và tổ chức bởi một quan chức của công ty. Đây có thể là trưởng bộ phận PR hoặc marketing. Khả năng ăn nói, khả năng làm chủ khán giả là điều cần có ở một người như vậy.
Xây dựng kịch bản theo phương án tối ưu cho công ty. Nó có thể bao gồm:
- cuộc họp của những người tham gia;
- giới thiệu của các giám đốc điều hành công ty với khách và (hoặc) những người thú vị-khách cho tất cả những người có mặt;
- chiếu một đoạn phim ngắn (tối đa 12 phút) về tổ chức với những câu chuyện liên quan đến tin tức, mục đích và ý tưởng của bài thuyết trình;
- tin nhắn ngắn (tối đa 5 phút) từ đại diện công ty (không quá năm người) về các vấn đề có khả năng gây hứng thú cho người tham gia - với phần trình diễn sản phẩm, trình bày dịch vụ (thực tế, bố cục, slide, màn hình đa phương tiện);
- câu trả lời của đại diện công ty tiếp viên đối với các câu hỏi của khách;
- bài phát biểu của khách: lời bình, lời chúc mừng, lời chúc;
- Giao cho khách những món quà lưu niệm, tài liệu quảng cáo có nhãn hiệu;
- thực hiện một phần không chính thức của buổi thuyết trình - một bữa tiệc (bàn tiệc tự chọn) với một chương trình giải trí (tùy ý).
Bước 5
Suy nghĩ về tất cả các thành phần của "hợp âm cuối cùng". Thuận tiện nhất cho những người tiếp xúc là tiệc buffet “đứng”, khi đó những người được mời có thể thoải mái di chuyển và giao tiếp với nhau. Theo thông lệ, chương trình thuyết trình kết thúc với phần nâng ly chúc mừng của vị khách danh dự. Thay mặt cho tất cả những người có mặt, ông gửi lời cảm ơn đến ban tổ chức với lời chúc thành công và thịnh vượng cho tổ chức của họ.
