Gần đây, có xu hướng trong kinh doanh chuyển từ quản lý theo chức năng sang quản lý theo quy trình, liên quan đến vai trò của việc mô tả chính xác và chính thức hóa các quy trình kinh doanh ngày càng tăng lên đáng kể. Chỉ sau khi hoàn thành những hành động này, chúng ta mới có thể nói về việc tối ưu hóa các quy trình kinh doanh như một phương tiện để tăng hiệu quả của doanh nghiệp.
Nó là cần thiết
Công cụ CASE cho phép bạn chính thức hóa quy trình kinh doanh dưới dạng ký hiệu đồ họa
Hướng dẫn
Bước 1
Đầu tiên là xây dựng một cách ngắn gọn và chính xác tên của quy trình được mô tả, quy trình này phải dễ hiểu và phản ánh bản chất chung của chuỗi các hành động tạo nên quy trình kinh doanh. Ví dụ: thay vì “Gửi đơn đăng ký sản xuất một sản phẩm để sản xuất và kiểm soát việc thực hiện sản phẩm đó”, chỉ cần đặt tên cho quy trình là “Kiểm soát sản xuất sản phẩm”. Thứ hai là chia nhỏ toàn bộ quy trình được mô tả thành các nhiệm vụ nhỏ hơn (“nguyên tử”) hoặc các chức năng của quy trình con và quyết định trình tự thực hiện chúng. Với sự phân chia như vậy, quy trình được mô tả sẽ là quy trình cấp cao nhất. Mức độ chi tiết của quy trình cấp cao có thể khác nhau, nhưng phải đủ cho sự hiểu biết của khán giả sẽ sử dụng mô tả của bạn.
Bước 2
Có một số cách để mô tả một quy trình kinh doanh. Phổ biến nhất trong số đó là đồ họa, với sự trợ giúp của các sơ đồ được tạo thành các ký hiệu khác nhau (ký hiệu là một tập hợp các ký hiệu để biểu thị một cái gì đó).
Các loại ký hiệu phổ biến nhất để mô tả các quy trình nghiệp vụ là IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), v.v.
Ví dụ, chúng ta hãy tập trung vào một sơ đồ được tạo bằng ký hiệu BPMN (Business Process Modeling Notation) bằng cách sử dụng công cụ PowerDesigner CASE (Hình 1). Các yếu tố chính trong sơ đồ là:
1. "Process" (chức năng) - một hình chữ nhật được làm tròn ở các góc;
2. "Chuyển tiếp" - một mũi tên kết nối các quá trình;
3. “Giải pháp” - một viên kim cương chứa một câu hỏi chỉ có thể được trả lời là “Có” hoặc “Không”;
4. Điều kiện - các biểu thức văn bản mà theo đó sự chuyển đổi từ chức năng này sang chức năng khác được thực hiện. Các điều kiện luôn được đặt trong dấu ngoặc vuông. Đôi khi sẽ hữu ích khi chia sơ đồ của bạn thành "Đường mòn" - các phần dọc hoặc ngang đại diện cho các phòng ban trong doanh nghiệp hoặc những người chịu trách nhiệm về một chức năng cụ thể. Trong trường hợp này, biểu tượng cho chức năng này phải nằm trong phần của nó. Ngoài các phần tử được liệt kê, sơ đồ cũng có thể chứa danh sách dữ liệu đầu vào hoặc đầu ra của quy trình, cũng như các liên kết đến các quy tắc hoặc quy định mà chức năng này hoặc chức năng đó được thực hiện theo đó. Một ví dụ về mô tả quy trình kinh doanh "Kiểm soát sản xuất sản phẩm" được trình bày trong Hình 1. Dễ dàng nhận thấy sơ đồ này rất giống với sơ đồ giải thuật toán.
Bước 3
Mô tả đồ họa của một quy trình cũng có thể được bổ sung bằng mô tả văn bản về các chức năng của quy trình con của nó dưới dạng một bảng chứa các cột sau: tên quy trình, bộ phận (chủ quy trình), mô tả quy trình, kết quả thực hiện quy trình. Một ví dụ về mô tả như vậy được hiển thị trong Hình 2. Nếu dự kiến sẽ tối ưu hóa hơn nữa quy trình nghiệp vụ được mô tả, thì một cột khác có thể được thêm vào bảng mô tả những khó khăn hoặc thiếu sót của các chức năng của quy trình phụ đang được thực hiện.
