Thư từ kinh doanh đòi hỏi sự tế nhị, đặc biệt là khi gửi thư cho nhà cung cấp, bởi vì lý do khiếu nại có thể là việc không hoàn thành nghĩa vụ không chỉ từ phía họ mà còn cả phía tổ chức của bạn.
Hướng dẫn
Bước 1
Nếu đây là lần đầu tiên bạn liên hệ với nhà cung cấp với ý định đặt hàng từ họ, hãy sử dụng biểu mẫu yêu cầu vận chuyển tiêu chuẩn của tổ chức. Nếu tuyên bố này không được đăng dưới dạng điện tử trên trang web của tổ chức, hãy viết một lá thư theo phong cách tự do.
Bước 2
Trong trường hợp đặt nhiều loại sản phẩm với số lượng khác nhau, đặt hàng dưới dạng bảng ghi rõ tên, mặt hàng, màu sắc của sản phẩm, nếu cần. Viết ra các nghĩa vụ thanh toán cho hàng hóa đã đặt, cung cấp cho nhà cung cấp thông tin chi tiết về tổ chức của bạn, dựa trên những dữ liệu này, nhà cung cấp sẽ lập hợp đồng. Cuối thư, bày tỏ hy vọng của bạn về sự hợp tác cùng có lợi hơn nữa.
Bước 3
Nếu thư của bạn gửi cho nhà cung cấp liên quan đến việc họ thực hiện không đúng nghĩa vụ theo hợp đồng, giao hàng muộn hoặc hàng không đúng chất lượng, chủng loại, hãy sử dụng các cụm từ "Chúng tôi thông báo cho bạn bằng thư này …", "Chúng tôi thông báo cho bạn…”. Nói rõ lý do tại sao bạn không thể nhận hàng đã vận chuyển. Tham khảo hợp đồng hoặc đơn hợp đồng, trong đó cho biết có bao nhiêu đơn vị và loại hàng hóa mà nhà cung cấp nên gửi cho bạn. Trong trường hợp này, nhà cung cấp sẽ dễ dàng sửa chữa sai lầm của mình hơn.
Bước 4
Nếu thư của bạn liên quan đến việc không có khả năng thanh toán hàng hóa trong khung thời gian do hợp đồng thiết lập, hãy thông báo cho nhà cung cấp về điều này bằng hình thức nhẹ nhàng nhất, nhưng đồng thời, chính thức. Sử dụng các cụm từ "Chúng tôi xin lỗi vì sự chậm trễ trong việc thanh toán …", "Do hoàn cảnh hiện tại, chúng tôi không thể thanh toán các hóa đơn trước …".
Bước 5
Hãy cho đối tác biết chính xác thời điểm bạn định trả nợ cho họ và nghĩa vụ này sẽ được tổ chức của bạn đảm bảo thực hiện. Cuối thư, bày tỏ hy vọng rằng tình tiết này sẽ không ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác lâu dài của bạn.
