Tài liệu doanh nghiệp phải được lưu giữ theo thứ tự. Để dễ dàng tìm thấy hợp đồng cung cấp hàng hóa cần thiết giữa các giấy tờ kinh doanh khác, bạn nên tạo một kệ hoặc cặp hồ sơ riêng cho chúng. Nhưng không chỉ. Bản thân các hợp đồng cũng cần được sắp xếp hợp lý.
Hướng dẫn
Bước 1
Thu thập tất cả các hợp đồng bạn muốn sắp xếp và đánh giá chúng. Chú ý đến tần suất chúng được kết luận và với đối tác nào. Điều này sẽ giúp bạn chọn cách phân loại tài liệu.
Bước 2
Nếu có nhiều đối tác, phương thức đặt hàng hợp đồng theo ngày ký kết là phù hợp hơn cả. Trong trường hợp, trong một thời gian dài, các hợp đồng được ký kết với các công ty giống nhau, chúng có thể được nhóm thành một loại (thư mục) riêng theo các đối tác. Và trong một số trường hợp, chỉ cần sắp xếp các hợp đồng theo thứ tự bảng chữ cái theo tên của các công ty đối tác là đủ.
Bước 3
Cho dù bạn chọn phương pháp nào, hãy nhớ rằng các thư mục cồng kềnh rất bất tiện khi sử dụng. Xem lại các hợp đồng và xóa những hợp đồng đã hết hạn khỏi ngăn xếp chung. Tạo một thư mục riêng cho chúng. Những hợp đồng như vậy thường chỉ được tiếp cận theo thời gian, không bắt buộc trong công việc hàng ngày.
Bước 4
Khi sắp xếp các hợp đồng theo trình tự thời gian, hãy tuân thủ các nguyên tắc chung về duy trì và lưu trữ hồ sơ. Trong những thư mục thường được sử dụng, các hợp đồng được ký kết gần đây được đặt ở trên cùng. Dưới đây là các tài liệu có ngày tạo sớm hơn. Ngược lại, khi nộp vào kho lưu trữ, cái đầu tiên nên ở trên cùng, và hợp đồng đã ký gần đây nhất nên ở bên dưới.
Bước 5
Sử dụng bút đánh dấu, thẻ, dấu trang và các văn phòng phẩm khác để phân tách danh mục này với danh mục khác một cách trực quan. Đảm bảo rằng các dấu phân cách như vậy hiển thị rõ ràng trong thư mục. Điều này sẽ tạo thuận lợi rất nhiều cho việc tìm kiếm các tài liệu cần thiết.
Bước 6
Sau khi tất cả các hợp đồng cung cấp hàng hóa được sắp xếp trong một tập hồ sơ một cách phù hợp, hãy nhớ lập một sổ đăng ký tài liệu. Đặt nó trên bìa hoặc đặt nó trong một thư mục trên tất cả các hợp đồng. Để lại các dòng trống trong sổ đăng ký. Khi đầu tư một hợp đồng mới, hãy nhập thông tin về hợp đồng đó vào sổ đăng ký.
