Bất kỳ tổ chức nào cũng phải đối mặt với nhu cầu sử dụng các quỹ có trách nhiệm giải trình có thể được chi cho cả nhu cầu của công ty và chi phí đi lại của nhân viên. Trong mọi trường hợp, người chịu trách nhiệm sẽ có nghĩa vụ điền vào một báo cáo chi phí, trong đó chỉ ra thông tin về tất cả các khoản tiền đã chi trong báo cáo phụ đã phát hành. Đối với tài liệu này, các quy tắc nhất định đã được thiết lập để điền và chấp nhận kế toán trong bộ phận kế toán của công ty.
Hướng dẫn
Bước 1
Trong tờ trình nộp đơn đề nghị cấp tiền cho người đứng đầu doanh nghiệp, trong tờ trình phải nêu rõ số tiền yêu cầu, ngày nhận tiền và mục đích nhận tiền tạm ứng. Sau khi người quản lý phê duyệt số tiền phải chịu, cần kiểm tra xem số dư của khoản tạm ứng trước đó có còn của nhân viên này hay không. Tiền chịu trách nhiệm được phát hành từ văn phòng tiền mặt của tổ chức, trong khi lệnh xuất quỹ được điền theo mẫu số KO-2, được phê duyệt theo nghị định của Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga số 88 ngày 18.08.1998.
Bước 2
Chấp nhận báo cáo chi phí và các tài liệu hỗ trợ từ một nhân viên kinh doanh trong vòng ba ngày kể từ khi lập chi phí hoặc trở về sau chuyến công tác. Mẫu báo cáo là một tài liệu hai mặt. Người chịu trách nhiệm phải điền vào mặt trước dữ liệu về bản thân, và ở mặt sau, thông tin về số tiền thực chi được nhập vào cột 1-6.
Bước 3
Kiểm tra tính đúng đắn của việc điền vào báo cáo tạm ứng và tính đầy đủ của các tài liệu được cung cấp, điều này xác nhận thực tế của các chi phí phát sinh. Điền vào cột 7-10 ở mặt sau của báo cáo, cho biết số liệu về các khoản chi phí được bộ phận kế toán chấp nhận để hạch toán.
Bước 4
Phê duyệt báo cáo đã được xác minh có chữ ký của giám đốc nhà máy hoặc người được ủy quyền. Nếu người chịu trách nhiệm đã chi tiêu ít hơn số tiền được phát hành, thì số tiền chưa chi tiêu phải được trả lại cho thủ quỹ khi lập một lệnh chuyển tiền đến. Nếu đã chi nhiều hơn mức đã được báo cáo, thì nhân viên cần đưa ra số lượng bội chi theo lệnh xuất quỹ. Nếu một phần của số tiền được chi bằng ngoại tệ, thì chúng được phản ánh trong báo cáo tạm ứng bằng đồng rúp theo tỷ giá hối đoái của Ngân hàng Trung ương Liên bang Nga kể từ ngày lập tài liệu. Tất cả các tài liệu liên quan đến số tiền được báo cáo phải được hỗ trợ bởi báo cáo tạm ứng.
