Mỗi ngày, các doanh nhân tham vọng gửi hàng trăm lá thư, cả thông thường và điện tử. Thông thường, chúng được gửi với số lượng lớn, mà không có một chút ý tưởng nào về người nhận. Kết quả là, những bức thư này vẫn chưa được trả lời. Lý do cho điều này nằm ở thành phần sai của thông điệp kinh doanh.
Hướng dẫn
Bước 1
Trước khi bắt đầu viết thư, hãy nghiên cứu thông tin chi tiết về công ty bạn sẽ viết thư. Tìm hiểu mọi thứ bạn có thể về một đối tác tiềm năng. Chỉ khi đó bạn mới có thể bắt đầu soạn thư. Địa chỉ của người đó bằng tên và từ viết tắt. Điều này sẽ nhấn mạnh sự tôn trọng của bạn dành cho anh ấy và mang lại cho anh ấy những cảm xúc tích cực. Như vậy, bạn sẽ đạt được vị trí của mình.
Bước 2
Bức thư nhất thiết phải có một tiêu đề tiết lộ nội dung của văn bản. Điều này là cần thiết để người nhận phân loại thư, vì một số lượng lớn thư đến bất kỳ tổ chức nào mỗi ngày. Do đó, nếu phiếu mua hàng của bạn không có tiêu đề, nó có thể đơn giản là không được chú ý đến. Cũng viết một chú thích nhỏ. Điều này sẽ đơn giản hóa việc tìm kiếm thư của bạn, trong trường hợp đề xuất của bạn sẽ được quan tâm sau một thời gian.
Bước 3
Đừng bỏ bê những lời khen ngợi. Trong phần giới thiệu, bạn có thể viết, chẳng hạn, bạn sẽ cảm thấy thoải mái như thế nào khi được cung cấp dịch vụ cho một công ty nổi tiếng như vậy. Cuối cùng, bày tỏ hy vọng được hợp tác.
Bước 4
Tránh sử dụng các cụm từ phổ biến, tính từ không cần thiết và các từ ký sinh trong văn bản. Tránh sử dụng các cụm từ lịch sự quá mức, đại từ thường dùng và tính từ trống. Nội dung của bức thư nên được viết chắc chắn nhất có thể.
Bước 5
Không sử dụng các cụm từ chỉ thị như “Liên hệ với chúng tôi qua điện thoại nếu bạn quan tâm đến ưu đãi của chúng tôi”. Điều này có thể khiến người nhận tin rằng lời đề nghị có thể không được anh ta quan tâm. Ngoài ra, người nhận có thể cảm thấy rằng bạn đang nói cho họ biết cách thực hiện. Trong trường hợp này, hãy viết tốt hơn rằng anh ấy có thể liên hệ với bạn qua điện thoại để trao đổi chi tiết. Ý nghĩa sẽ giống nhau, nhưng cụm từ sẽ nghe ít phân loại hơn.
Bước 6
Khi mô tả những thành tựu của công ty bạn, hãy sử dụng các động từ chỉ một kết quả thực sự. Chúng bao gồm các động từ hoàn chỉnh: mở rộng, thực hiện, thực hiện, thực hiện, phát triển, v.v. Sử dụng những động từ này sẽ mang lại cho bạn sự tôn trọng và vững chắc hơn.
Bước 7
Nếu đề nghị của bạn liên quan đến một số lượng lớn các thỏa thuận chung, thì hãy gửi nó bằng chuyển phát nhanh. Thư phải được đựng trong một phong bì lớn của công ty và được niêm phong.
