Thư từ kinh doanh là một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc. Nó là cần thiết để soạn tin nhắn để trong trường hợp xuất bản nó không phải đỏ mặt vì một âm tiết tự do và những sai lầm. Thư cho các đối tác kinh doanh nên có một lời chào, được viết trọng tâm và kết thúc bằng một chữ ký chi tiết.
Hướng dẫn
Bước 1
Nếu bạn không biết khi nào người nhận sẽ đọc lá thư, hãy viết lời chào “Xin chào” hoặc “Chúc một ngày tốt lành”.
Bước 2
Chọn một phông chữ tiêu chuẩn và các chữ cái màu đen. Các từ nhiều màu không dễ đọc, phân tán sự chú ý và không cho phép bạn nắm bắt được bản chất của văn bản. Nếu bạn muốn đánh dấu một cụm từ, hãy viết: "Tôi thu hút sự chú ý của bạn rằng …"
Bước 3
Giới thiệu người đó bằng tên, và cho cấp trên - bằng tên và từ viết tắt. Trước khi liên hệ, hãy viết "Kính gửi …" Thư từ kinh doanh có thể được gửi đến giám đốc, vì vậy tốt hơn là nên tránh những cách diễn đạt nhỏ nhặt và thông tục.
Bước 4
Khi xưng hô với đối tác của bạn, hãy viết hoa các từ "bạn", "bạn", "của bạn". Nếu lá thư được gửi cho nhiều người, hãy sử dụng chữ thường.
Bước 5
Văn bản tiếp theo phải được viết chính xác, bằng những câu đơn giản, không sử dụng những từ mà đối tác có thể không biết. Nếu văn bản có chứa các thuật ngữ kỹ thuật hoặc thành ngữ nước ngoài, hãy nhớ giải mã chúng.
Bước 6
Bắt đầu bức thư của bạn với một tuyên bố về bản chất của vấn đề, và sau đó đặt những câu hỏi quan tâm.
Bước 7
Cố gắng vừa với 1/3 tờ A4 trong 12 loại. Thông điệp cồng kềnh rất khó nhận biết, chúng không được đọc đến cuối hoặc toàn bộ câu bị bỏ qua. Nếu bạn cần giao tiếp nhiều, hãy chia nhỏ thông tin thành nhiều chữ cái hoặc đính kèm tệp với mô tả chi tiết. Nếu thông tin quan trọng đối với người nhận, anh ta chắc chắn sẽ mở tệp đính kèm.
Bước 8
Ở cuối lá thư kinh doanh của bạn, hãy viết "Trân trọng, họ và tên." Nếu thư từ qua e-mail, hãy viết một chữ ký kèm theo tất cả các thư. Nêu các thông tin sau: - họ, tên, nếu cần - tên viết tắt; - chức vụ; - tên tổ chức; - địa chỉ; - số điện thoại - cơ quan và di động; - thông tin bổ sung - khẩu hiệu, điều ước, v.v., nếu được cung cấp theo phong cách công ty.
