Hóa đơn thanh toán trước không phải là một mẫu thống nhất và có thể được phát hành một cách tùy ý. Hóa đơn phải có hàng hóa và chi tiết thanh toán của người bán đủ để chuyển tiền thanh toán.
Hướng dẫn
Bước 1
Cho biết ngày của hóa đơn và số của hóa đơn. Số tài khoản trả trước có thể là bất kỳ số nào, nếu công ty không cung cấp quy trình đánh số tương tự. Tài khoản cũng có thể không có số. Tài khoản có thể có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định hoặc vô thời hạn. Hãy ghi chú lại yêu cầu này khi bạn thực hiện nó.
Bước 2
Bao gồm trong hóa đơn thông tin cần thiết về mặt hàng mà thanh toán đang được thực hiện. Chỉ định đơn giá và đơn vị đo lường cho các sản phẩm được phân phối (miếng, trọng lượng hoặc thể tích). Nhập số lượng sản phẩm cần thanh toán và tổng số tiền trên hóa đơn. Chỉ định số tiền cuối cùng bằng chữ.
Bước 3
Viết chi tiết trên hóa đơn các chi tiết thanh toán mà khoản thanh toán sẽ được chuyển đến. Lỗi một ký tự có thể khiến ngân hàng trả lại lệnh thanh toán.
Bước 4
Nêu thông tin liên hệ trong hóa đơn để người thanh toán có cơ hội làm rõ tất cả những điểm khó hiểu ở giai đoạn tạo chứng từ thanh toán. Nếu ngân hàng cần giải thích và làm rõ để xử lý khoản thanh toán, yêu cầu có thể mất đến năm ngày làm việc.
Bước 5
Bao gồm trong hóa đơn của bạn lời nhắc xuất trình giấy ủy quyền khi nhận hàng. Ghi rõ thông tin về nơi nhận hàng đã thanh toán và thông tin về nhân viên chịu trách nhiệm gửi hàng.
Bước 6
Hóa đơn thanh toán trước phải có chữ ký của người đứng đầu tổ chức xuất kho. Có thể ký bởi một nhân viên được ủy quyền. Chữ ký có xác nhận bằng con dấu của tổ chức.
Bước 7
Trong một tổ chức thương mại lớn, việc tạo hóa đơn trả trước bắt đầu chuỗi chuyển động của hàng hóa và quy trình làm việc. Số tài khoản có thể được đưa vào hệ thống quản lý tài liệu và là số / tài khoản cá nhân của người mua / khách hàng. Ngày lập hóa đơn là thời điểm bắt đầu cho việc đặt hàng trong kho.
Bước 8
Với chương trình tiền thưởng hoạt động trong một tổ chức thương mại dành cho người mua, các điều kiện để tích lũy và sử dụng tiền thưởng có thể được quy định trong tài khoản.
