Ai cũng biết rằng thông tin hình ảnh dễ cảm nhận và ghi nhớ tốt hơn thông tin dạng văn bản hoặc âm thanh. Đây là cách bộ não con người hoạt động - một bức tranh hấp dẫn và dễ hiểu có thể làm lu mờ bất kỳ cụm từ sống động nào của ngay cả người nói lôi cuốn nhất. Đó là lý do tại sao bài thuyết trình cho phép bạn làm cho bài phát biểu trở nên đáng nhớ và khán giả - dễ tiếp thu thông tin hơn. Để đạt được hiệu quả tối đa, bạn chỉ cần tuân theo các quy tắc đơn giản để tạo một bài thuyết trình hiệu quả.
Quy tắc 1. Tạo bản trình bày bắt đầu bằng việc tìm ra cấu trúc
Một giai đoạn quan trọng trong việc tạo ra bất kỳ bản trình bày nào là xây dựng cấu trúc. Nó phải hợp lý và phù hợp chính xác với quá trình biểu diễn.
Khi tìm ra cấu trúc của bài thuyết trình, hãy nhớ rằng khán giả mục tiêu phải là điểm tựa cho các slide và trình tự của chúng. Việc lựa chọn hình ảnh trực quan phụ thuộc vào mức độ chuẩn bị, trình độ học vấn, sở thích và thành kiến của khán giả.
Không có cấu trúc trình bày chung chung, mặc dù các quy tắc cơ bản sau đây cần được tuân thủ:
- slide tiêu đề: nó phản ánh chủ đề của bài phát biểu, thông tin về diễn giả, vị trí của anh ta và, nếu được yêu cầu, tên của sự kiện;
- nội dung slide: được sử dụng trong các bài thuyết trình lớn được chia thành nhiều chương, hữu ích để điều hướng khán giả và người trình bày;
- các slide ngữ nghĩa: chúng là cốt lõi của bài thuyết trình, trình tự thời gian lý tưởng cho các slide ngữ nghĩa - từ tổng quát đến cụ thể;
- đóng slide: chứa các chi tiết liên lạc của người nói.
Khi tạo cấu trúc bài thuyết trình, gánh nặng chính rơi vào sự phát triển của các slide ngữ nghĩa. Ở giai đoạn này, điều quan trọng là phải hiểu hình ảnh nào là tốt nhất để minh họa suy nghĩ này hoặc suy nghĩ đó. Nếu có những con số quan trọng trong bài phát biểu, đây là một cái cớ để đưa chúng vào trang trình chiếu, điều này sẽ cho phép khán giả tập trung vào thông tin. Trong trường hợp số liệu thống kê được cung cấp và các giá trị được so sánh, thông tin lý tưởng sẽ giống như biểu đồ hình tròn hoặc thanh. Nếu cần phản ánh quá trình kịp thời, hãy để thông tin được trình bày dưới dạng dòng thời gian với các số liệu hoặc dữ kiện.
Thông tin được trình bày dưới dạng hình ảnh như vậy là trực quan, cho phép người nghe cảm nhận nó nhanh hơn.
Quy tắc 2. Trình bày hiệu quả - trình bày ngắn
Sau khi phân tách chủ đề của bài phát biểu thành các hình ảnh trực quan, bạn nên tiến hành giai đoạn khó khăn nhất - loại bỏ các slide không cần thiết.
Trong tác phẩm này, cần nhớ rằng sự chú ý cao độ của khán giả rơi vào 15 phút đầu tiên của bài phát biểu. Tất cả các trang trình bày phù hợp với khoảng thời gian này phải có ý nghĩa nhất có thể. Trung bình, một bài thuyết trình dài 40 phút có từ 15 đến 20 trang trình bày. Nhiều slide hơn chỉ có thể khiến khán giả mệt mỏi và ảnh hưởng tiêu cực đến cảm giác tổng thể của bài thuyết trình.
Khi làm công việc sắp xếp, bạn nên chuẩn bị tặng các slide như:
- Các trang trình bày đẹp, nhưng không nhiều thông tin - danh mục này nên bao gồm các biểu đồ và sơ đồ lớn có trọng lượng với các chi tiết nhỏ;
- Trích dẫn mở rộng - theo quy luật, bản trình bày không được chứa nhiều hơn một trích dẫn sáng sủa và chính xác;
- Những bức ảnh đẹp nhiều lớp không được hỗ trợ bởi bài phát biểu của người nói: với những slide như vậy, người nói đơn giản là lạm dụng sự chú ý và thời gian của người nghe, vì vậy chúng nên bị loại bỏ.
Quy tắc 3. Hình ảnh quan trọng hơn văn bản
Bài thuyết trình là sản phẩm phải có hình ảnh trực quan không dưới 75%. Và ở đây, kho vũ khí hoàn toàn không giới hạn đối với các giải pháp Power Point mẫu như SmartArt và sơ đồ nguyên thủy. Nhưng cũng cần phải lựa chọn các yếu tố hình ảnh một cách khôn ngoan.
- Biểu đồ tốt hơn so với bảng. Các bảng có một phong cách văn thư riêng biệt. Chúng thường bắt đầu bằng một cột được gọi là "Không", tiếp theo là các cột được cắt lát dày chứa đầy văn bản nhỏ. Nhưng thường thì bạn có thể tránh xa cách trình bày phim tài liệu như vậy với sự trợ giúp của sơ đồ, điều này được khán giả cảm nhận tốt hơn.
- Ảnh đẹp hơn bản vẽ. Việc giới thiệu các khu nghỉ dưỡng ở Ai Cập không thể thiếu những bức ảnh chất lượng cao về tượng Nhân sư, và câu chuyện về thực đơn mới của một nhà hàng thời trang không thể hình dung nếu không có hình ảnh ngon ngọt của chính những món ăn. Theo quy tắc này, bất cứ khi nào có thể, tốt hơn là sử dụng ảnh thay vì clipart.
- Biểu tượng tốt hơn văn bản. Nếu có thể, tốt hơn là sử dụng các biểu tượng và hình ảnh khác. Điều quan trọng là chúng phải được hiểu một cách chính xác và không gây ra sự mơ hồ. Theo quy tắc này, biểu trưng, quốc huy của các thành phố và cờ của các bang tốt hơn là văn bản.
Quy tắc 4. Một trang trình bày - một suy nghĩ
Thông thường trong khi thuyết trình, người nghe sẽ chụp ảnh các slide hiển thị trên màn hình. Nhiều người nói rất vui vì điều này. Nhưng vô ích! Thông thường, người nghe chụp ảnh slide, không phải vì anh ấy thích ý tưởng đó, và không phải vì một bài đăng trên mạng xã hội. Chỉ là nội dung ngữ nghĩa của slide quá phong phú nên không thể hiểu hết được trong một buổi trình diễn ngắn. Bức ảnh được chụp không phải để làm trí nhớ, mà là để làm bài tập.
Để tránh điều này, chỉ cần tuân theo quy tắc là đủ - chỉ có thể có một ý nghĩ trên một slide. Bạn không nên khai thác bài thuyết trình để tạo sự dễ dàng nhất có thể cho người thuyết trình. Chỉ những số liệu, sự kiện và văn bản quan trọng nhất mới được hiển thị trên các trang chiếu. Mọi thứ khác nên được nói thành lời hoặc bỏ qua hoàn toàn.
Bạn cũng nên cảnh giác với các trang trình bày hoàn toàn là văn bản. Ngay cả khi chúng tương ứng với quy tắc và chỉ chứa một ý nghĩ - không nên có nhiều hơn 15 từ trên mỗi trang trình bày. Hơn nữa, các chuyên gia khuyên bạn nên sử dụng phông chữ lớn nhất có thể để ngay cả các hàng phía sau cũng có thể nhìn thấy nội dung.
Quy tắc 5. Màu sắc là chính
Có một quan niệm sai lầm rằng một bài thuyết trình nhất thiết phải sáng sủa. Khi chọn các màu sáng của bảng màu, thường rất khó để kết hợp chúng một cách khéo léo. Về điểm số này, các chuyên gia khuyên rằng một slide không nên chứa quá 3 màu. Lý tưởng là tuân theo quy tắc này trong suốt bài thuyết trình của bạn.
Điều quan trọng cần nhớ là cách trình bày phải có tính thẩm mỹ, vì vậy tốt nhất là sử dụng bảng màu kết hợp có thể dễ dàng tìm thấy trên Internet.
Điều khó nhất để tuân theo quy tắc 3 màu khi lập biểu đồ với nhiều danh mục. Một mặt, chúng cần được tô màu để chúng khác biệt với nhau, mặt khác, cũng cần có nền, biểu tượng và các yếu tố màu khác. Bạn có thể giải quyết vấn đề với các sắc thái. Giá trị lớn nhất có thể được nhuộm bằng màu đậm, giá trị nhỏ hơn có màu nhạt hơn, v.v.
Quy tắc 6. Ý kiến từ bên ngoài
Ý kiến có thẩm quyền từ bên ngoài sẽ giúp hiểu được hiệu quả của bài thuyết trình. Trước khi trình chiếu, chỉ cần cho người xem các trang trình chiếu gần giống nhất với hình ảnh trung bình của một người xem điển hình là đủ. Có nghĩa là, anh ta phải có cùng mức độ nhận thức về chủ đề của bài thuyết trình với khán giả tương lai của bài phát biểu.
Tốt hơn là dựa vào ý kiến của một người như vậy với sự sửa đổi mà bản trình bày được cung cấp cho anh ta mà không có âm thanh.
Một người như vậy sẽ cần phải hỏi những câu hỏi sau. Các slide sẽ tự giải thích? Trang trình bày nào là dễ hiểu nhất và trang trình bày nào sẽ đặt ra câu hỏi?
Thông tin thu thập được sẽ cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh cuối cùng đối với các trang trình bày trước khi trình diễn. Điều đặc biệt quan trọng là nhận được phản hồi sơ bộ trong trường hợp các biểu đồ không điển hình được sử dụng - ví dụ: biểu đồ ma trận.
