Trong quá trình thực hiện các chức năng lao động của mình, khi người lao động cần nghỉ làm để giải quyết các công việc hàng ngày của mình thì nguyên nhân là do nghỉ không lương. Tùy thuộc vào mục đích dự định, tất cả các kỳ nghỉ với chi phí riêng của họ đều được phân loại và tính vào lịch trình thời gian làm việc theo từng loại hình.
Khi hạch toán thời gian làm việc, thẻ báo cáo (viết tắt là thẻ báo cáo URV) chứa thông tin về từng nhân viên liên quan đến tất cả các thời gian hoạt động lao động của họ. Sự thật về sự hiện diện và vắng mặt tại nơi làm việc, cả về việc bảo toàn thu nhập và không được trả lương, đều phải được phản ánh. Định dạng của tài liệu kế toán, cũng như quy trình thực hiện, được quy định bởi người sử dụng lao động, có tính đến các tiêu chuẩn được chấp nhận chung để mã hóa dữ liệu được nhập vào tài liệu đó.
Các dịch vụ nhân sự của các tổ chức ngân sách làm việc với một phiếu báo cáo (f. 0504421 theo Tài liệu phân loại toàn tiếng Nga), tương ứng với một cuốn sách tham khảo về mã hóa thư.
Tại các doanh nghiệp thuộc khu vực thương mại của nền kinh tế, việc lập bảng được thực hiện theo một trong các phương án:
- trên các mẫu thống nhất T-12 hoặc T-13, dành cho việc điền thủ công hoặc kế toán tự động, tương ứng;
- Trong biểu mẫu đăng ký của riêng mình, được tổ chức thông qua dưới dạng PUD. Bảng chấm công được phát triển trên cơ sở mẫu chuẩn được đưa ra trong Lệnh số 52 của Bộ Tài chính, có tính đến các tiêu chuẩn ngành và tiêu chuẩn nội bộ. Trong trường hợp này, một trong những kiểu mã hóa dữ liệu tinh thần được chọn: chữ cái (dưới dạng một chữ cái in hoa hoặc viết tắt hai chữ cái) hoặc ký hiệu số chữ cái tương ứng.
Trên thực tế, khi lập bảng thời gian của URV, có sự thay đổi trong các ký hiệu được sử dụng để mã nghỉ việc không lương. Tất cả phụ thuộc vào lý do tại sao nhân viên nghỉ nhiều ngày với chi phí của riêng mình, và loại kỳ nghỉ này được gọi là khác nhau. Ví dụ, trong cách sử dụng thông tục, các thuật ngữ "không có nội dung" hoặc "b / s" được sử dụng. Chúng không chính xác, vì chúng ta không nói về sự tước đoạt phù phiếm của một người trả tiền cho anh ta, mà về việc anh ta thiếu thu nhập từ lao động liên quan đến việc không hoàn thành nhiệm vụ chính thức của mình vì những lý do rất khách quan.
Với sự đa dạng của các từ ngữ của văn bản hành chính, được dùng làm cơ sở để điền vào bảng chấm công, thông thường người ta sử dụng một phân loại kỳ nghỉ nhất định mà không bảo lưu thu nhập. Nó bao gồm hai mật mã chính, hai mã bổ sung và một số trường hợp đặc biệt để chỉ định các khoảng thời gian chưa thanh toán.
Mã bảng chấm công nghỉ không lương
Người lao động đã nộp đơn cho người sử dụng lao động với đơn xin đi nghỉ bằng chi phí của mình có thể nhận được đơn đó vì hai lý do được pháp luật lao động quy định.
- Thời hạn nghỉ phép do hoàn cảnh gia đình phát sinh (kết hôn, sinh con, mất người thân), cơ quan quản lý có nghĩa vụ cung cấp cho người lao động. Người sử dụng lao động không có quyền từ chối việc nghỉ ngơi với chi phí của mình và các hạng mục ưu đãi của người lao động (người tàn tật, chiến sĩ, người giải quyết hậu quả tại nhà máy điện hạt nhân Chernobyl, cha mẹ của trẻ em khuyết tật, v.v.). Vì khung thời gian cho những loại nghỉ phép này được xác định theo luật, quyền sử dụng chúng yêu cầu bằng chứng tài liệu từ người nộp đơn. Việc lập bảng "nghỉ theo luật" được thực hiện với dấu hiệu của chữ viết tắt "OZ" hoặc số 17.
- Để lại theo quyết định của quản lý. Nó được gọi là hành chính hoặc "theo thỏa thuận với người sử dụng lao động", vì quyết định cuối cùng về thời gian và thời gian người lao động có thể nghỉ việc vì những vấn đề cá nhân khẩn cấp là do người sử dụng lao động đưa ra. Vắng mặt với sự cho phép của người sử dụng lao động, mà chúng ta thường gọi là "b / s" thông thường, được chỉ định là "DO" (mã số 16).
Khi tính đến thời gian nghỉ phép không lương bổ sung, họ được đánh dấu vào học bạ với mã của họ:
- Mã cho kỳ nghỉ giáo dục "UD" (13) được nhập vào học bạ khi người nộp đơn hoặc nghiên cứu sinh tự túc những ngày nghỉ. Căn cứ để ban hành “nghỉ thêm có liên quan đến đào tạo” - quy định tại Điều 173 và 174 Bộ luật Lao động.
- Một số loại người lao động được quyền nghỉ ngơi bổ sung với chi phí của riêng họ theo Luật Liên bang, thỏa ước tập thể hoặc LNA khác. Phần còn lại không lương của thời hạn đã được thiết lập, mang tính chất nghỉ phép bổ sung, được cung cấp hàng năm cho những người giữ các giải thưởng và danh hiệu nhà nước, lính cứu hỏa tình nguyện, phụ nữ có hai con, v.v. Khi được lập bảng, những ngày như vậy được gắn nhãn "DB" (18).
Một mã tượng trưng, được dán vì bất kỳ lý do vắng mặt nào ở trên, đánh dấu tất cả các ngày của chu kỳ lịch được chỉ định cho nhân viên theo đơn đặt hàng (cả công nhân và ngày nghỉ cuối tuần). Những ngày nghỉ hoặc những ngày tạm thời mất khả năng lao động trùng với thời gian nghỉ phép tự chi trả không ảnh hưởng đến quy định về nghỉ không hưởng lương. Những ngày như vậy chỉ ảnh hưởng đến thời lượng và thời gian của kỳ nghỉ được trả lương hàng năm.
Kế toán cho các kỳ chưa thanh toán cá nhân
Quy trình kế toán đặc biệt được quy định cho các trường hợp nghỉ việc không được trả lương sau đây:
- khi, theo thỏa thuận với quản lý, nhân viên thay thế việc thanh toán cho công việc ngoài lịch trình làm việc của mình bằng những ngày nghỉ bổ sung. Đối với thời gian nghỉ, ban hành theo điều 152 của Bộ luật Lao động, ký hiệu "НВ" được đặt (38);
- nếu người lao động được cho những ngày nghỉ mà không tính tiền bị ép buộc - thì người đó sẽ bị đình chỉ hoặc không được phép làm việc với những lý do quy định tại Điều này. 76 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga. Ví dụ, một cuộc kiểm tra y tế bắt buộc hoặc huấn luyện an toàn lao động đã không được thông qua, một người xuất hiện tại nơi làm việc trong tình trạng say xỉn, người ta phát hiện ra rằng một nhân viên bảo vệ có bằng vũ khí hết hạn, v.v. Nghỉ việc do lỗi của người lao động có mã “NB” (35).
Do đó, các giá trị biểu tượng được chỉ ra trong phiếu báo cáo phải phản ánh một cách đáng tin cậy thực tế là nhân viên đó đã được miễn nhiệm mà không tiết kiệm được tiền lương của mình.
Việc ghi nhãn chính xác và hạch toán tóm tắt các ngày nghỉ không lương theo lịch là quan trọng đối với cả người sử dụng lao động và người lao động: khi tính tiền lương bình quân hàng ngày và xác định quyền được nghỉ phép hàng năm có lương; khi tính toán thời gian phục vụ trong hệ thống hưu trí và bảo hiểm xã hội.
Đằng sau mã ghi sai trong học bạ là các hình phạt từ Thanh tra Lao động Nhà nước liên quan đến tổ chức nói chung, người đứng đầu và người chịu trách nhiệm về hồ sơ nhân sự.
