Việc quản lý của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải tính đến nhiều yếu tố cả bên ngoài và bên trong trong các hoạt động của nó. Không phải tất cả các kế hoạch đều được thực hiện như dự định. Nhân viên, khi giải quyết các công việc được giao, có thể mắc những sai lầm không cố ý hoặc tự rút lui khỏi nhiệm vụ được giao. Đó là lý do tại sao người quản lý phải thực hiện các chức năng kiểm soát hàng ngày.
Kiểm soát để làm gì?
Các hoạt động của một tổ chức, có thể là một cơ cấu kinh doanh hoặc một tổ chức chính phủ, luôn diễn ra liên tục trong một môi trường thay đổi. Một trong những chức năng của bộ máy quản lý là tính đến những thay đổi đó và thực hiện các điều chỉnh đối với quy trình sản xuất. Đồng thời, người quản lý cần tổ chức hợp lý đội ngũ nhân viên và thúc đẩy anh ta thực hiện các công việc hiện tại và tương lai.
Kiểm soát thường xuyên và có kế hoạch đối với các hoạt động của cấp dưới là một chức năng không thể thiếu của quản lý. Bằng cách này, bạn có thể kịp thời xác định những thiếu sót trong công việc của nhân viên, phát hiện những sai sót và tính toán sai. Không phải mọi sự gián đoạn trong hoạt động của doanh nghiệp đều do những hành động sai lầm của nhân sự. Đôi khi những sai lầm do chính các nhà quản lý mắc phải, ví dụ như làm sai lệch ý nghĩa của các mệnh lệnh đến từ cấp trên.
Kiểm soát từ vị trí quản lý là một hệ thống các biện pháp rõ ràng và được tính toán kỹ lưỡng để xác minh tính đúng đắn của việc thực hiện các chỉ thị và mệnh lệnh của cấp quản lý. Khái niệm này cũng bao gồm việc giám sát việc thực hiện nghiêm túc các nhiệm vụ chức năng của nhân viên. Trong một tổ chức mà một phần quan trọng công việc được thực hiện bởi con người chứ không phải máy móc và cơ chế, quyền kiểm soát liên quan trực tiếp đến khái niệm quyền lực và sự điều tiết hành chính đối với các hoạt động.
Kiểm soát như một chức năng quản lý
Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát là thiết lập một số tiêu chuẩn mà nhân viên phải được hướng dẫn trong các hoạt động của họ. Để việc kiểm soát có hiệu quả, cần có các điểm chuẩn để người quản lý có thể đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên. Sự khác biệt giữa tiêu chuẩn và kết quả đạt được phải là cơ sở để sửa đổi các quy trình làm việc.
Chức năng kiểm soát trong quản lý bắt đầu có hiệu lực ở giai đoạn lập kế hoạch hoạt động của tổ chức. Khi lập kế hoạch làm việc cho các phòng ban, người quản lý nên cung cấp các biện pháp xác minh trong đó, chỉ ra thời gian thực hiện và người chịu trách nhiệm thực hiện. Bản chất lập kế hoạch của kiểm soát giúp cho việc thực hiện kiểm toán các hoạt động không phải theo từng trường hợp cụ thể mà theo một cách có hệ thống.
Mục tiêu cuối cùng của kiểm soát là đạt được trạng thái trong đó việc quản lý của tổ chức tập trung vào việc thực hiện hiệu quả nhất các chỉ số hoạt động. Khi lập kế hoạch cho các hoạt động kiểm soát, người quản lý phải tính đến các đặc điểm tâm lý của cá nhân nhân viên và của cả nhóm. Một hệ thống kiểm tra có cấu trúc không chính xác có thể ảnh hưởng tiêu cực đến nhân sự, có thể dẫn đến giảm động lực và gia tăng căng thẳng.
