Một văn phòng tư nhân hoặc một tổ chức chính phủ, đối mặt với nhu cầu di chuyển, buộc phải giải quyết vấn đề di chuyển của một lượng lớn đồ đạc, thiết bị và công nghệ tích tụ trong quá trình hoạt động. Điều bắt buộc là tất cả các vật dụng phải được di chuyển gọn gàng mà không bị hư hỏng. Vì vậy, cần tổ chức hợp lý việc di dời văn phòng.
Việc chuyển văn phòng sẽ mất một khoảng thời gian, vì vậy hãy làm thật tốt trước, phân bổ khoảng một tháng cho toàn bộ công tác chuẩn bị. Những điểm nào bạn cần đặc biệt chú ý?
✔ Nếu công ty khá lớn và có nhiều nhân viên, bạn nên chuẩn bị trước một kế hoạch quản lý cho một sự kiện có trách nhiệm như vậy. Cần phải xác định các nhiệm vụ ưu tiên, xác định ngân sách, chỉ định nhân viên chịu trách nhiệm cho tất cả các điểm và quan trọng nhất là chỉ định một người điều phối cho toàn bộ quá trình di chuyển. Chính anh ta sẽ là người nắm quyền điều hành các nhiệm vụ chính và phụ. Đảm bảo thông báo cho khách hàng rằng bạn đang có kế hoạch chuyển đến văn phòng mới.
✔ Bước tiếp theo là ký thỏa thuận với công ty chuyển nhà mà bạn chọn. Ngoài các hoạt động xếp dỡ và vận chuyển tài sản đến điểm đến, các điều khoản bổ sung có thể được bổ sung vào hợp đồng. Ví dụ, tháo rời và lắp ráp đồ đạc, đặt nó vào một căn phòng mới, kết nối các tiện ích và thiết bị văn phòng phẩm, dọn dẹp mặt bằng sau khi chuyển đi.
✔ Lập danh sách đầy đủ về tài sản liên quan đến việc di chuyển. Nó chắc chắn sẽ cần thiết khi thu hút các chuyên gia từ một công ty vận chuyển và sẽ giúp tránh nhầm lẫn khi tự chuyển văn phòng. Loại bỏ tất cả tài sản không cần thiết - bán, cất giữ hoặc vứt bỏ. Không cần tốn kém tiền bạc và thời gian cho việc vận chuyển những thứ không cần thiết.
✔ Chuẩn bị tài liệu phản ánh kế hoạch mặt bằng trong tương lai của bạn, bố trí nơi làm việc của nhân viên ở một nơi mới, nơi đồ nội thất và máy tính sẽ được lắp đặt trong văn phòng mới. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
✔ Bạn có thể mua tất cả các vật liệu đóng gói và thùng carton cần thiết từ chính công ty vận chuyển. Đóng gói tất cả các vật dụng cá nhân trong hộp. Hãy chắc chắn để đánh dấu bằng nhãn dán. Nhân viên nên đưa ra một hướng dẫn ghi nhớ về cách thực hiện điều này một cách chính xác.
✔ Ngắt kết nối máy tính và các thiết bị khác khỏi nguồn điện. Điều này chỉ được thực hiện bởi một chuyên gia - một quản trị viên hệ thống.
✔ Lập danh sách tất cả những người liên quan đến việc di chuyển. Chuẩn bị trước thẻ cho mọi người, nếu có nhu cầu. Liệt kê tất cả các phương tiện tham gia vào việc di dời văn phòng. Đảm bảo lối đi không bị cản trở đến nơi bốc / dỡ hàng.
Chuyển văn phòng công ty là một sự kiện khá nghiêm trọng. Tuy nhiên, như bạn thấy, với cách tiếp cận và tổ chức phù hợp, tất cả các chi phí có thể được giảm thiểu. Để làm được điều này, chỉ cần lập kế hoạch đúng quy trình là đủ và sự bất tiện liên quan đến việc di chuyển sẽ được giảm thiểu cho cả nhân viên và khách hàng của công ty.
