Sự hiện diện của hệ thống quản lý chất lượng ngày nay là một minh chứng cho sự ổn định và đáng tin cậy của công ty. Việc triển khai nó giúp cải thiện khả năng quản lý và khả năng cạnh tranh cũng như giảm chi phí.
Nó là cần thiết
- - "Chính sách Chất lượng";
- - "Chất lượng";
- - "Các thủ tục được lập thành văn bản trên toàn hệ thống";
- - một chương trình tương ứng với "Chính sách Chất lượng";
- - các quy định quản lý các quy trình kinh doanh trong công ty;
- - nhân viên được đào tạo và huấn luyện.
Hướng dẫn
Bước 1
Hệ thống quản lý chất lượng là một chỉ số đánh giá độ tin cậy của công ty và khả năng sản xuất sản phẩm phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Mục đích của việc triển khai hệ thống là loại trừ những sai sót có thể xảy ra trong công việc của nhân sự, những sai sót có thể phát sinh. Quy trình thực hiện hệ thống quản lý chất lượng rất linh hoạt, gồm nhiều giai đoạn và cần thời gian dài (lên đến 1,5 năm) để thực hiện.
Bước 2
Việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng bắt đầu bằng quyết định của cấp quản lý về khả năng tư vấn khi bắt đầu quá trình này. Ở cấp độ quản lý cấp cao, các mục tiêu xây dựng hệ thống được phát triển, cũng như các bước chiến thuật cụ thể để đạt được chúng. Tất cả điều này phải được lập thành văn bản dưới dạng mệnh lệnh và tài liệu chiến lược. Một trong những điều quan trọng nhất là "Chính sách chất lượng", ở dạng ngắn gọn và dễ tiếp cận phải chứa đựng các nguyên tắc chính làm cơ sở cho hệ thống chất lượng. Họ phải phù hợp với các ưu tiên của công ty và dựa trên các giá trị của nó.
Bước 3
Bước tiếp theo là truyền đạt quyết định tạo ra hệ thống cho nhân viên, cũng như chứng minh tầm quan trọng của thủ tục này đối với họ. Tất cả nhân viên, dưới sự chỉ đạo của người có trách nhiệm trong công ty, phải học lý thuyết quản lý cũng như các tiêu chuẩn ISO cơ bản. Đặc biệt chú ý đến năng lực của nhân sự, kiến thức và kinh nghiệm cần thiết của họ trong khuôn khổ của hệ thống quản lý chất lượng.
Bước 4
Tiếp theo, bạn cần so sánh tình hình công việc hiện tại của công ty và các yêu cầu đối với tiêu chuẩn ISO. Điều này có thể được thực hiện bằng cách phỏng vấn và chất vấn nhân viên của công ty. Kết quả phải là một báo cáo cung cấp hướng dẫn về cách thức thực hiện các yêu cầu cụ thể của tiêu chuẩn và những việc cần phải làm. Báo cáo cần đặc biệt chú ý đến tình trạng hiện tại: các quy trình chính và phụ trợ của công ty, các quy trình kinh doanh quan trọng nhất, sự hiện diện của các quy định liên quan, cũng như sự phân bổ trách nhiệm và quyền hạn của các cá nhân và bộ phận. Kết quả của việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng là loại bỏ các mâu thuẫn giữa tình trạng hiện tại và yêu cầu của công việc.
Bước 5
Việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng là không thể nếu không lập chương trình dự án. Nó phải có mô tả về các giai đoạn của quy trình, danh sách những người chịu trách nhiệm cho từng giai đoạn, cũng như việc phân bổ ngân sách. Phần sau bao gồm chi phí trả cho các dịch vụ của các chuyên gia tư vấn bên ngoài, chi phí đào tạo nhân sự, cũng như chi phí sẽ phải trả cho việc chuyển hướng quản lý khỏi công việc chính. Chương trình kết thúc với các tiêu chí mà ban quản lý sẽ xác định liệu họ có đạt được mục tiêu của mình hay không (ví dụ: tỷ lệ phế phẩm, tỷ lệ hài lòng của khách hàng, tỷ lệ quay lại).
Bước 6
Các tiêu chuẩn hệ thống ISO yêu cầu tất cả các quy trình kinh doanh của một công ty phải được lập thành văn bản. Ban đầu, trên cơ sở "Chính sách Chất lượng", một "Sổ tay Chất lượng" được soạn thảo. Tài liệu này bao gồm mô tả về các lĩnh vực trách nhiệm, các yêu cầu đối với bộ phận chất lượng, thuật toán quản lý tài liệu, quy trình tiếp nhận và xử lý các khiếu nại. Một nhóm tài liệu khác được gọi là "Thủ tục được lập thành văn bản trên toàn hệ thống". Theo tiêu chuẩn, 6 thủ tục chính cần được quy định. Đây là việc quản lý các tài liệu, dữ liệu, kiểm toán, kết hôn, các biện pháp, sửa chữa các điểm không nhất quán và ngăn ngừa sự xuất hiện của các điểm không nhất quán. Cuối cùng, nhóm tài liệu sau đây cần mô tả các quy tắc để lập kế hoạch và thực hiện hiệu quả các quy trình để quản lý chúng.
Bước 7
Sau khi tất cả các quy trình nghiệp vụ đã được bình thường hóa, cần bắt đầu vận hành thử hệ thống. Các quy trình có thể được bắt đầu dần dần, ví dụ, bằng cách bắt đầu vận hành thử nghiệm ở bộ phận cung ứng, sau đó chuyển sang bộ phận bán hàng. Việc vận hành thử phải đi kèm với đánh giá nội bộ hệ thống quản lý để xác định các điểm mạnh và điểm yếu. Cuộc đánh giá cần so sánh các chỉ tiêu chất lượng định lượng và các thông số lý tưởng để phấn đấu. Tất cả các sai lệch phải được ghi lại và sửa chữa theo kết quả làm việc của người lao động.
Bước 8
Giai đoạn cuối cùng là chứng nhận QMS. Để làm được điều này, bạn cần gửi đơn đăng ký đến tổ chức chứng nhận, đính kèm vào đó tất cả các tài liệu quy định đã chuẩn bị sẵn, sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty và danh sách các khách hàng chính của công ty. Sau khi kiểm tra các tài liệu đã nộp và kiểm tra hệ thống chất lượng trực tiếp tại doanh nghiệp, trung tâm chứng nhận sẽ đưa ra một quy trình phản ánh tất cả những điểm không nhất quán. Dựa trên kết quả của nó, công ty phải, trong một khung thời gian giới hạn, loại bỏ tất cả các nhận xét và cung cấp kết quả của các điều chỉnh. Nếu sự khác biệt được sửa chữa, công ty sẽ được cấp chứng chỉ. Mất khoảng một tháng để hoàn thành nó.
Bước 9
Sau khi công ty được chứng nhận, công việc cải tiến hệ thống quản lý chất lượng không được dừng lại. Hơn nữa, tổ chức chứng nhận phải định kỳ đánh giá lại. Mục tiêu của họ là xác nhận rằng công ty đang liên tục cải tiến hệ thống quản lý của chính mình.
