Bất kỳ tài liệu nào dựa trên việc nhận tiền đều yêu cầu điền đúng mẫu. Nếu tổ chức cung cấp tiền cho nhân viên cho bất kỳ nhu cầu nào, thì cần phải báo cáo cho họ bằng cách điền vào một báo cáo trước.
Ai nên hoàn thành báo cáo trước
Giám đốc không thể đưa tiền của tổ chức cho bất kỳ nhân viên nào giống như vậy. Ban đầu, cần xác định danh sách nhân viên đủ điều kiện nhận tiền tạm ứng với báo cáo tiếp theo. Đối với điều này, nó là cần thiết để vẽ và phát hành một đơn đặt hàng đặc biệt.
Nếu cấp dưới cần tiền để thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, thì anh ta phải cung cấp cho giám đốc một bản tuyên bố dạng tự do. Bắt buộc phải chỉ ra số tiền được yêu cầu và mục đích mà số tiền được yêu cầu. Nếu giám đốc đồng ý với bản tuyên bố, thì ông ấy sẽ đích thân ký vào bản tuyên bố và cho biết ông ấy cho phép nhận tiền bao nhiêu và trong bao lâu.
Điều quan trọng là chỉ ra rằng tiền mặt chỉ có thể được cấp cho một nhân viên đã báo cáo đầy đủ tất cả các khoản đã nhận trước đó.
Đôi khi nhân viên có thể cần giấy ủy quyền, giấy ủy quyền này phải được cấp thay mặt cho tổ chức theo mẫu số M-2 hoặc số M-2a đã thiết lập. Các biểu mẫu này đã được phê duyệt trở lại vào năm 1997 theo một nghị định của Cơ quan Thống kê Nhà nước Liên bang của Liên bang Nga.
Đối với các khoản tiền đã chi, đã xuất ra trong bộ phận kế toán của tổ chức, người lao động phải báo cáo. Có một thời hạn nhất định mà bạn cần phải điền và gửi báo cáo chi phí. Đó là 3 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn do người đứng đầu tổ chức quy định trong đơn đăng ký.
Nếu người lao động được cấp kinh phí cho nhu cầu đi lại, thì anh ta phải tính số tiền đó trong 3 ngày làm việc tiếp theo sau khi đi công tác về.
Cách xác nhận chi phí cho một báo cáo chi phí
Nếu nhân viên còn tiền thì cứ như vậy sẽ không trả lại cho thủ quỹ được. Trước tiên, bạn cần thu thập tất cả các tài liệu xác nhận rằng số tiền đã được chi tiêu chính xác cho nhu cầu mà chúng được cung cấp. Đây có thể là tiền mặt và biên lai bán hàng, vé đi du lịch, biên lai, hành vi và các hình thức báo cáo nghiêm ngặt khác.
Sau khi nhận được mỗi tài liệu như vậy, bắt buộc phải kiểm tra xem ngày tháng, số tiền và các chi tiết có rõ ràng hay không.
Nhân viên sẽ cần phải nộp tất cả các tài liệu cho bộ phận kế toán.
Điều gì xảy ra nếu báo cáo chi phí được điền không chính xác
Nếu người lao động hoàn thành sai hoặc không báo cáo tạm ứng trong vòng 3 ngày thì cơ quan quản lý sẽ coi số tiền nhận được là thu nhập, từ đó phải tính phí bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân. Nếu sau này nhân viên vẫn cung cấp đầy đủ các giấy tờ cần thiết và lập báo cáo thì kế toán sẽ tiến hành tính toán lại.
Một nhân viên được ủy quyền của tổ chức có thể giữ lại số tiền, báo cáo chưa được nộp, từ tiền lương của nhân viên.
Các quy tắc cơ bản để lập báo cáo trước
Các quy tắc sau đây là trọng tâm của việc cung cấp báo cáo chi phí:
- Báo cáo tạm ứng phải được hỗ trợ bởi các tài liệu xác nhận số tiền đã chi.
- Hồ sơ phải được nộp chậm nhất là 3 ngày làm việc sau khi kết thúc chuyến công tác, thời hạn do người quản lý quy định, hoặc kể từ thời điểm đi làm sau khi ốm đau, nghỉ phép.
- Một báo cáo được lập theo mẫu số AO-1 đặc biệt. Cũng được phép sử dụng hình thức báo cáo tạm ứng do người đứng đầu tổ chức phê duyệt.
- Chỉ người quản lý mới phải chịu trách nhiệm phê duyệt báo cáo chi phí.
- Báo cáo tạm ứng được điền bởi nhân viên đã chi tiền. Ngoài ra, một số thông tin phải được nhập bởi một kế toán.
Các dữ liệu sau đây cần được chỉ ra trong báo cáo trước:
- Thông tin về công ty đã cấp tiền cho nhân viên.
- Dữ liệu về nhân viên đã nhận tiền từ tổ chức.
- Mục đích mà bạn cần cung cấp tiền cho nhân viên của công ty.
- Số tiền.
- Dữ liệu về tất cả các chi phí có xác nhận.
- Số dư quỹ, nếu có.
Cuối cùng là chữ ký của nhân viên và nhân viên phòng kế toán, người xuất tiền và nhận tiền còn lại.
Không cần thiết phải đóng dấu vào bảng sao kê tạm ứng. Điều này là do tài liệu là nội bộ. Và không vượt ra ngoài tổ chức. Ngoài ra, kể từ năm 2016, tất cả các pháp nhân, và không chỉ các doanh nhân cá nhân, có mọi quyền không chứng thực các tài liệu của họ bằng con dấu và con dấu của họ.
Báo cáo được điền vào một bản sao duy nhất. Nó là một phần của tài liệu chính và bạn không nên mắc lỗi trong thiết kế của nó. Nếu vì lý do nào đó mà không thể tránh được các đốm màu hoặc điền không chính xác, thì tốt hơn hết bạn nên lấy một biểu mẫu mới và điền theo một cách mới.
Cách điền vào báo cáo chi phí
Có vẻ như một tài liệu quan trọng như vậy để lưu hành nội bộ nên rất khó điền vào. Nhưng điều này là sai về cơ bản. Sau khi điền lần đầu tiên, sẽ không có khó khăn gì sau này nếu bạn cần phải điền lại.
Nhân viên phải nhập dữ liệu theo thứ tự sau:
- Sử dụng dữ liệu đăng ký của tổ chức, mã OKPO và tên đầy đủ của doanh nghiệp được nhập.
- Trong các cột bên cạnh dòng chữ "Báo cáo tạm ứng", cần ghi số tài liệu và ngày lập tài liệu.
- Ở bên phải, bắt buộc phải để lại một chút không gian trống, không gian trống. Nó sẽ cần thiết cho các hồ sơ của người đứng đầu tổ chức: số tiền bằng chữ, ngày phê duyệt báo cáo và chữ ký.
- Bên dưới, toàn bộ dòng ghi thông tin về nhân viên đã nhận tiền tạm ứng. Cần phải cho biết anh ta làm việc ở đơn vị kết cấu nào, họ, tên, họ và chức vụ. Số lượng nhân sự của nhân viên cũng được chỉ ra và lý do tại sao cần tạm ứng.
Điều này kết thúc phần đầu tiên của báo cáo chi phí. Hơn nữa, biểu mẫu chứa hai bảng. Một trong số chúng cũng được điền bởi nhân viên đã nhận tiền. Bạn phải nhập tổng số tiền của khoản thanh toán tạm ứng và đơn vị tiền tệ mà nó đã được phát hành. Số dư hoặc bội chi phải được chỉ ra bên dưới.
Bảng thứ hai được hoàn thành trong bộ phận kế toán bởi một chuyên gia được ủy quyền. Nó phải chứa dữ liệu về các tài khoản kế toán, tài khoản phụ và các quỹ chuyển qua chúng. Mã giao dịch và số tiền chính xác phải được chỉ định.
Bên dưới các bảng, cần chỉ ra bao nhiêu tài liệu được đính kèm trong báo cáo và bao nhiêu trang tài liệu này.
Sau khi điền đầy đủ các cột, chứng từ phải được kế toán trưởng kiểm tra. Theo kết quả, anh ta phải chỉ ra số tiền báo cáo trong một dòng đặc biệt cho việc này.
Dưới đây kế toán viên và kế toán trưởng phải được ký vào bảng điểm của họ. Hơn nữa, một nhân viên của bộ phận kế toán phải được chỉ ra số dư hoặc tính toán lại và số lượng lệnh chuyển tiền mà số tiền này được chuyển qua. Thủ quỹ nhận số dư hoặc xuất số tiền trùng với số bội chi cũng phải ký vào bản tạm ứng.
Phần tiếp theo của báo cáo tài chính có thể thương lượng. Nó phải chứa tất cả các thông tin cần thiết về các tài liệu, xác nhận thực tế rằng các khoản tiền đã được chi cho các nhu cầu được yêu cầu. Trong phần này, bạn phải nhập các dữ liệu sau:
- Chi tiết về từng tổ chức đã ban hành tài liệu.
- Ngày cấp.
- Tên.
- Số tiền chính xác đã chi tiêu.
- Số lượng mà số lượng được chỉ ra trong tài liệu đã được đăng.
Nhân viên phải ký chữ ký của mình dưới bàn bằng một dòng đặc biệt. Như vậy, anh ta sẽ xác nhận tính đúng đắn của thông tin được chỉ định.
Phần cuối cùng của báo cáo chi phí là phần cắt giảm. Nó có một biên nhận từ kế toán, anh ta điền vào sau khi anh ta nhận được chứng từ từ nhân viên xác nhận số tiền đã chi. Trên phần xé dán cần ghi rõ:
- Thông tin về nhân viên (họ và tên).
- Số báo cáo và ngày phát hành.
- Số tiền bằng chữ đã được cấp cho nhân viên.
- Số lượng tài liệu báo cáo chứng minh chi phí.
Sau đó, cán bộ kế toán ghi ngày tháng và ký xác nhận. Phần có thể tháo rời phải được giao cho nhân viên để làm bằng chứng cho dữ liệu nhận được.
