Mỗi tổ chức cần phải ghi chép liên tục về khối lượng giao dịch kinh doanh và theo dõi những thay đổi của chúng. Cách dễ nhất là lưu hồ sơ bằng tài khoản.
Thành phần và các loại tài khoản
Các tài khoản kế toán đơn giản hơn và ít tốn công hơn để thực hiện kế toán hiện hành, ví dụ như bảng cân đối kế toán của một công ty. Chúng có cấu trúc khá đơn giản và bao gồm các yếu tố sau - mục và số tài khoản, cũng như bên ghi nợ và bên ghi có.
Theo quan điểm của ý nghĩa kinh tế, tài khoản chủ động và tài khoản bị động được phân biệt. Sự phân tách của chúng dựa trên mục đích ghi nợ, ghi có và số dư.
Tài khoản đang hoạt động
Các tài khoản đang hoạt động được thiết kế để hạch toán trạng thái và những thay đổi trong quỹ của công ty trong bối cảnh các loại hình thành của chúng. Họ chịu trách nhiệm về tài sản và các khoản nợ của mình; sự di chuyển tài sản của công ty được phản ánh trong các tài khoản đang hoạt động. Tài khoản đang hoạt động bao gồm thông tin về các quỹ của công ty có trong tài khoản ngân hàng, kho hàng, v.v.
Trên chúng, số dư ban đầu (phản ánh số tiền đầu kỳ) và số dư cuối cùng, cũng như số tiền tăng lên được ghi nhận vào bên nợ của tài khoản, ghi giảm quỹ hộ gia đình - trên bên có của tài khoản.
Các tài khoản hoạt động chính bao gồm:
- Tài sản cố định (tài khoản 01) - Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình di chuyển của tài sản cố định của công ty;
- tài sản vô hình (04) - tài khoản được sử dụng để ghi lại sự di chuyển của tài sản vô hình, cũng như các khoản đầu tư vào nghiên cứu và phát triển;
- nguyên vật liệu (10) - dùng để tính thay đổi khối lượng nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, bán thành phẩm, v.v …;
- sản xuất chính (20) - phục vụ cho việc hạch toán chi phí sản xuất;
- hàng hóa (41) - được sử dụng để ghi lại giá trị được mua như hàng hóa để bán lại hoặc gia công;
- thành phẩm (43) - dùng để tính khối lượng thành phẩm;
- bàn thu tiền của tổ chức (50) và tài khoản thanh toán (51) - có tính đến sự luân chuyển tiền của công ty trong bàn tiền và tài khoản vãng lai.
Sự khác biệt giữa tài khoản chủ động và tài khoản bị động là chúng có số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ. Một sự khác biệt khác là doanh thu ghi nợ có nghĩa là tăng quỹ và doanh thu tín dụng có nghĩa là giảm.
Tài khoản thụ động
Trên tài khoản thụ động, hồ sơ về nguồn hình thành và sự vận động của các quỹ doanh nghiệp được lưu giữ. Chúng hiển thị các giao dịch làm thay đổi số lượng tài sản và thành phần các khoản nợ của công ty. Chúng được thiết kế để ghi lại các nghĩa vụ của công ty đối với đối tác, nhân viên hoặc nhà nước.
Trên các tài khoản thụ động, số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ, cũng như số tiền tăng lên được ghi nhận trên khoản vay. Tài sản hộ gia đình giảm được hiển thị trên thẻ ghi nợ. Trong số các tài khoản thụ động chính là:
- các phép tính cho các khoản vay và đi vay ngắn hạn (66) và dài hạn (67) - được sử dụng để tính trạng thái của các khoản vay ngắn hạn (lên đến một năm) và dài hạn (hơn một năm);
- Bảng tính lương (70) - được sử dụng để ghi lại thông tin về việc thanh toán tiền lương, cũng như thu nhập từ cổ phiếu;
- vốn ủy quyền (80), dự trữ (86) và vốn bổ sung (87) - phục vụ cho việc ghi lại thông tin về sự vận động của tất cả các loại vốn của công ty.
Ngoài ra còn có các tài khoản chủ động-thụ động phản ánh tài sản của công ty và các nguồn hình thành của nó. Tài khoản chủ động-thụ động bao gồm các tài khoản tính đến các khoản thanh toán của công ty với nhà cung cấp, người sáng lập, nhà thầu, khấu trừ thuế, bảo hiểm và chi phí lương hưu.
