Hóa đơn - bằng chứng tài liệu về thỏa thuận giữa nhà cung cấp và người mua để mua hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nhất định. Khả năng chọn tùy chọn hiển thị phù hợp nhất cho các đối tác sẽ hữu ích cho cả hai bên quan tâm.
Nó là cần thiết
- - PC cài đặt hệ điều hành Windows và truy cập Internet;
- - Chương trình Microsoft Excel;
- - Máy in;
- - máy quét;
- - Số fax;
- - con dấu của một tổ chức hoặc doanh nhân cá nhân;
- - Phong bì bưu phẩm;
- - thông báo về việc chuyển phát bưu gửi;
- - một cây bút máy.
Hướng dẫn
Bước 1
Chuẩn bị hóa đơn gốc của bạn. Lập trên Excel, in trên máy in, có xác nhận của Thủ trưởng và Kế toán trưởng doanh nghiệp. Đóng dấu tài liệu bằng con dấu của pháp nhân hoặc doanh nhân cá nhân.
Bước 2
Trường hợp cá nhân doanh nhân hoặc người đứng đầu công ty thực hiện chức năng kế toán trưởng xuất hóa đơn thì ký hai lần, thực hiện việc này cho cả hai vị trí mà mình đang nắm giữ.
Bước 3
Hóa đơn được quét là cơ sở đủ để thanh toán. Một bản sao của tài liệu được gửi cho khách hàng hoặc người mua hàng hóa qua e-mail kèm theo việc cung cấp bản gốc cho anh ta sau đó. Một lựa chọn giải quyết như vậy là thuận tiện cho các đối tác ở khoảng cách xa nhau.
Bước 4
Nếu người thanh toán ở nước ngoài, phiên bản điện tử của hóa đơn là đủ. Trong trường hợp này, chứng tỏ rằng tài liệu đã được nộp dưới dạng điện tử và có giá trị mà không cần chữ ký và con dấu. Tất cả các hành động được thảo luận bởi các đối tác và áp dụng theo thỏa thuận chung.
Bước 5
Khi gửi hóa đơn qua fax, hãy đưa tài liệu vào, quay số của đối tác và gửi tin nhắn. Nhận xác nhận đã giao hàng. Nếu các đối tác ở cùng thành phố hoặc ở khoảng cách ngắn, hãy tự giao hóa đơn gốc hoặc sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh.
Bước 6
Gửi hóa đơn gốc qua đường bưu điện là cách phổ biến nhất, rẻ, nhưng tốn thời gian. Ghé thăm bưu điện gần bạn nhất. Đóng gói tài liệu vào phong bì A4, ghi địa chỉ người nhận và người gửi theo mẫu phù hợp. Thanh toán cước phí và gửi hóa đơn cho đối tác của bạn bằng cách chọn một tin nhắn đơn giản hoặc tùy chỉnh. Xin lưu ý rằng các thư đơn giản sẽ đến tay người nhận nhanh hơn. Điền vào thông báo gửi thư cho người nhận. Điều này sẽ đòi hỏi một khoản chi phí bổ sung nhỏ, nhưng nó sẽ mang lại độ tin cậy và sự an tâm cho bạn.
