Công cụ chính để quản lý các dòng tài chính của bất kỳ công ty nào là tài khoản vãng lai. Ban quản lý có thẩm quyền của nó đảm bảo giải quyết kịp thời với các đối tác kinh doanh, nhà cung cấp và nhà thầu, nhân viên của tổ chức và ngân sách. Việc quy định thanh toán không dùng tiền mặt có thể được chia thành 2 khối: việc thực hiện các giao dịch trên tài khoản vãng lai và phản ánh của chúng trên tài khoản kế toán.
Hướng dẫn
Bước 1
Các doanh nghiệp nhỏ, theo quy định, không có bất kỳ vấn đề đặc biệt nào với việc tổ chức thanh toán: nhân viên tài chính lập đơn đặt hàng, đưa đến ngân hàng hoặc chuyển chúng bằng điện tử thông qua hệ thống Ngân hàng - Khách hàng, nhận các bản sao kê và gửi chúng vào chương trình kế toán. Nếu chúng ta đang nói về một công ty mẹ hợp nhất vài chục pháp nhân, thì cần phải có một hệ thống để quản lý tài khoản vãng lai.
Bước 2
Tổ chức hạch toán các chứng từ nhận được để thanh toán từ các bộ phận khác nhau của công ty: đăng ký chúng vào nhật ký đặc biệt hoặc tệp điện tử có truy cập mạng cục bộ. Lưu trữ hóa đơn, thông số kỹ thuật, ghi chú dịch vụ và các ứng dụng khác để chuyển tiền trong các thiết bị lưu trữ khác nhau về chủ đề liên quan: thuế, tiền lương, thanh toán cho nhà cung cấp chính, chi phí tiện ích, thanh toán khoản vay, v.v.
Bước 3
Khi thực hiện lệnh thanh toán, hãy kiểm tra cẩn thận chi tiết ngân hàng của người nhận, số tiền thanh toán và mục đích của nó. Không ai tránh khỏi sai sót, do đó, khi nộp các khoản thanh toán sẵn sàng để xác minh và ký cho kế toán trưởng, hãy đính kèm theo mỗi đơn đặt hàng chứng từ chính trên cơ sở đó đã được lập.
Bước 4
Theo quy định, điều quan trọng là những nhân viên đã để lại yêu cầu thanh toán bất kỳ khoản chi phí nào phải biết ngày và số của lệnh thanh toán. Để không bị phân tâm bởi các tìm kiếm với mỗi câu hỏi, hãy ghi lại sổ đăng ký giao dịch tài khoản vãng lai tổng hợp hàng ngày. Nó phải chứa thông tin về người nhận, số tiền và mục đích thanh toán, với nhiều pháp nhân trong công ty - về người thanh toán, cũng như số đơn đặt hàng.
Bước 5
Sổ đăng ký giao dịch như vậy có thể được biên dịch theo cách thủ công, nhưng phiên bản tự động của nó sẽ là tối ưu nhất. Hầu hết các phần mềm kế toán đều có một chức năng giống nhau, hoặc có thể tạo ra nó.
Bước 6
Để thuận tiện, hãy giữ bản tóm tắt các khoản thanh toán trong một tệp được chia sẻ hoặc đăng nó đã được tạo sẵn trên mạng cục bộ của tổ chức bạn. Bằng cách này, tất cả các bên quan tâm có thể nhận được thông tin họ cần.
Bước 7
Để không bỏ lỡ thời hạn thanh toán thường xuyên, hãy lập lịch cho các khoản chi đã lên kế hoạch: thuế, trả lãi cho các khoản vay, các đợt đều đặn theo hợp đồng, v.v.
Bước 8
Để phản ánh đúng các giao dịch trên tài khoản vãng lai trong kế toán, thống nhất với kế toán trưởng bằng văn bản các giao dịch chuẩn và tập trung vào các giao dịch đó khi đăng báo cáo ngân hàng.
Bước 9
Đảm bảo cài đặt hệ thống "Khách hàng-Ngân hàng". Nó sẽ cho phép bạn tránh các chuyến đi hàng ngày đến ngân hàng và tăng tốc độ thanh toán, vì nhân viên giao dịch ngân hàng không phải xử lý chúng theo cách thủ công. Hầu như tất cả các chương trình như vậy đều hỗ trợ các chức năng trao đổi với các chương trình kế toán: tải lệnh thanh toán và dỡ các bản sao kê.
Bước 10
Tất nhiên, việc quyết toán tự động hóa không hủy chứng từ giấy tờ, vì vậy đừng quên thường xuyên nhận sao kê tài khoản từ ngân hàng và chuyển cho bộ phận kế toán.
