Kế toán yêu cầu lưu giữ tài liệu chính, tài liệu này có thể được yêu cầu trong quá trình kiểm tra thuế hoặc nếu cần, đối chiếu các tính toán. Việc lưu trữ hóa đơn được thực hiện theo sổ nhật ký kế toán liên quan, được thiết lập theo khoản 3 Điều 169 Bộ luật thuế của Liên bang Nga. Các quy tắc để duy trì tạp chí này được xác định bởi Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga số 914.
Hướng dẫn
Bước 1
Duy trì hai nhật ký kế toán cho doanh nghiệp, một nhật ký để lưu trữ các hóa đơn đã nhận và một nhật ký cho các hóa đơn đã phát hành. Pháp luật không quy định mẫu chuẩn cho tài liệu này, vì vậy nó phải được xây dựng một cách độc lập. Tạo một bảng để nhập dữ liệu về hóa đơn.
Bước 2
Cần có cột ghi ngày nhận, ngày lập, số hóa đơn, tên người bán hoặc người mua. Ngoài ra, số tiền của hóa đơn và thuế GTGT được cộng dồn, cũng như chỉ dẫn của chứng từ quyết toán, phải được nhập vào một cột riêng biệt. Thông qua sổ đăng ký kế toán hóa đơn đã lập trong chính sách kế toán của doanh nghiệp. Đối với điều này, một đơn đặt hàng tương ứng được phát hành.
Bước 3
Đánh số và dòng các nhật ký hóa đơn. Tự xác định khoảng thời gian hình thành tài liệu. Nếu sổ nhật ký được lưu giữ bằng chương trình máy tính thì sổ nhật ký cuối kỳ phải được in ra giấy, đóng gáy và dán các hóa đơn phù hợp.
Bước 4
Lưu trữ và ghi các hóa đơn đã nhận và đã phát hành vào sổ nhật ký. Ghi lại dữ liệu tài liệu vào sổ nhật ký vào ngày nhận hàng thực tế từ đối tác kinh doanh. Như vậy, bạn sẽ tránh được những hiểu lầm phát sinh với cơ quan thuế trong quá trình xuất trình thuế GTGT để khấu trừ trên các hóa đơn này. Bộ Tài chính Liên bang Nga lưu ý rằng thuế GTGT phải được chấp nhận khấu trừ trong kỳ tính thuế khi doanh nghiệp thực sự nhận được chứng từ.
Bước 5
Chèn hóa đơn vào sổ cái bằng cách sử dụng máy đục lỗ hoặc các thẻ giữ đặc biệt. Chất kết dính nặng có thể được sử dụng để tránh làm hỏng chứng khoán. Cho biết trên thư mục dữ liệu về công ty sở hữu các tài liệu được lưu trữ, cũng như thời gian bảo trì. Sau khi hết hạn ba năm, nhật ký hóa đơn được gửi đến nhà kho hoặc đến một cơ sở lưu trữ đặc biệt. Khi làm việc này, hãy đảm bảo sử dụng các hộp bìa cứng có hệ thống thông gió tốt để tránh nấm mốc và hư hỏng tài liệu.
