Tham gia triển lãm, hội chợ là cơ chế quan trọng để quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của bất kỳ tổ chức nào trên thị trường. Đó là lý do tại sao việc chuẩn bị cho sự tham gia cần được thực hiện theo một phương thức đặc biệt quan trọng. Không có chuyện vặt vãnh trong hoạt động này, bởi vì bất kỳ chi tiết nào được phơi bày trước công chúng rộng rãi đều có thể mang lại kết quả tích cực và tiêu cực.
Theo quy định, việc tổ chức giới thiệu của công ty tại các cuộc triển lãm thuộc về các bộ phận quan hệ công chúng, trung tâm báo chí, cũng như các bộ phận cơ cấu khác tham gia vào các hoạt động triển lãm và hội chợ. Nếu không có dự trữ lao động này, thì toàn bộ công ty tham gia vào tổ chức, từ cấp quản lý đến nhân viên văn phòng.
Ở một mức độ lớn, sự trình bày của một công ty phụ thuộc vào tính chất của cuộc triển lãm. Các sự kiện trong ngành, như một quy luật, tập hợp các số liệu của một lĩnh vực kinh doanh nhất định: thương mại, xây dựng, hoạt động khoa học, v.v. Vì vậy, công ty nên sẵn sàng nhìn thấy thành tích của các đối tác và đối thủ cạnh tranh ở các vị trí lân cận. Tần suất triển lãm cũng ảnh hưởng đến cách thiết kế gian hàng. Đối với các sự kiện hàng năm, không thể chấp nhận việc sử dụng các tài liệu trình bày lỗi thời được phát triển trên cơ sở thông tin không liên quan.
Quá trình chuẩn bị cho triển lãm bắt đầu từ vài tháng trước khi bắt đầu. Bước đầu tiên để tạo tài liệu thuyết trình là soạn thảo một khái niệm. Kế hoạch tham gia sơ đồ này bao gồm một danh sách các tài liệu trình bày: giá đỡ, biểu ngữ, sản phẩm video và âm thanh, tập sách nhỏ và các tài liệu phát tay khác. Các kho lưu trữ về sự tham gia triển lãm, được biên soạn bởi các bộ phận quan hệ công chúng, sẽ cho phép chuẩn bị số lượng tài liệu tối ưu. Đồng thời, dự toán chi phí sản xuất tài liệu trình bày được phê duyệt.
Ở giai đoạn này, điều quan trọng là phải xác định các điểm mạnh của công ty, tức là sản phẩm hoặc dịch vụ của nó. Lợi thế cạnh tranh cần được truyền đạt rõ ràng đến người tiêu dùng tiềm năng thông qua các tài liệu trình bày - sách nhỏ, băng rôn, video clip. Chúng ta không nên quên về việc lắp đặt giá đỡ đặc biệt có thể được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng - một mô hình thiết bị mới hoặc một bức tranh toàn cảnh trực quan về các vật liệu đang được sản xuất. Nếu một công ty sản xuất các món ăn không thể làm vỡ, thì tại một triển lãm chuyên ngành, sẽ rất thích hợp để chứng minh chất lượng của sản phẩm, tạo cơ hội cho bất kỳ ai cố gắng làm hỏng sản phẩm.
Ngoài ra, sẽ đúng về mặt đạo đức nếu cung cấp khả năng có một cuộc trò chuyện dài giữa một khách quan tâm đến triển lãm và đại diện của công ty. Một khối với ghi chú và bút nên được lắp đặt ở chân đế để bất kỳ ai cũng có thể ghi chú trong quá trình lấy thông tin cần thiết. Điều mong muốn là những phụ kiện này được đánh dấu bằng logo của công ty.
Bước thứ hai là tìm ra các tùy chọn dự thảo cho các biểu ngữ và cách lắp đặt chân đế. Theo quy định, điều này được thực hiện bằng cách sử dụng bảng màu, phông chữ và logo của công ty. Kích thước của tất cả các giá đỡ được sản xuất hoặc mua có tính đến kích thước của ô trình bày.
Công đoạn tiếp theo là lựa chọn nhân sự làm việc tại quầy. Thường thì việc thuyết trình được thực hiện bởi các nhân viên của công ty. Một điểm cộng quan trọng của phương pháp này là các chuyên gia có thể kể một cách thành thạo về các hoạt động của tổ chức và nếu cần, trả lời các câu hỏi mà khách tham quan triển lãm có thể có. Các nhân viên bổ sung tham gia vào buổi thuyết trình có thể được thuê làm nhân viên bổ sung để phân phát tờ rơi, điền bảng câu hỏi, v.v.
Hiệu quả của việc tham gia được xác định bằng một phép tính đơn giản về khối lượng các quan hệ đối tác đã thiết lập. Sự quan tâm của khách tham quan triển lãm đối với bố cục bài thuyết trình càng cao thì sự tham gia của công ty vào sự kiện càng có tác dụng lớn. Vì vậy, tốt hơn hết bạn nên nộp đơn đăng ký tham gia triển lãm trước để người tham gia có cơ hội lựa chọn vị trí đặt gian hàng đầu tiên. Ngoài ra, bạn không nên từ chối những lời mời của ban tổ chức triển lãm để làm đối tác đặc biệt của sự kiện. Lợi thế này sẽ làm tăng số lần luân chuyển tên của tổ chức trong thời gian diễn ra triển lãm, đồng thời có tác dụng tích cực đến hình ảnh của công ty.
