Vận đơn là chứng từ đi kèm chính thức được sử dụng trong việc vận chuyển hàng hóa của các công ty vận tải đường bộ. Việc điền không đúng cách có thể dẫn đến các vấn đề với các cơ quan quản lý.
Hướng dẫn
Bước 1
Nói chung, TTN được điền bởi ba bên - người gửi hàng, người chuyên chở và người nhận hàng. Mỗi người trong số họ nên điền vào các dòng tương ứng của tài liệu càng chính xác càng tốt.
Ngay cả trước khi chất hàng lên xe, người gửi hàng nhập thông tin chi tiết của mình vào tài liệu, cho biết ngày đổ và gán một số vào tài liệu.
Bước 2
Ngoài ra, các trường sau đây được điền bởi người gửi hàng: tên của người nhận hàng, người gửi hàng và người thanh toán, cũng như tất cả các thông tin chi tiết của họ.
Bước 3
Tiếp theo, bảng hàng hóa vận chuyển được điền tên hàng hóa, số lượng, giá cả, đơn vị đo lường, v.v. Tổng số lượng hàng hóa, tổng số tiền của chúng và tổng số tiền phải thanh toán (bằng chữ) cũng được chỉ ra.
Bước 4
Nếu đối với việc đăng tải hàng hóa cần nêu thêm các đặc tính thì TTN phải kèm theo các giấy tờ liên quan.
Bước 5
Căn cứ vào "Vận đơn", cũng cần điền dữ liệu của hãng vận chuyển, nếu có nhiều chuyến bay phải thực hiện vận chuyển, thì số hiệu của chúng được ghi vào trường thích hợp.
Bước 6
Chứng từ được xác nhận bằng chữ ký của người chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng hóa, cũng như chữ ký của kế toán trưởng.
Cuối cùng, cần điền vào các trường ở các phần “Hàng hóa đã được giải phóng” và “Hàng hóa được chấp nhận vận chuyển”.
Bước 7
Người nhận hàng điền vào các trường sau:
• Tổ chức thực hiện công việc dỡ hàng, thời gian bắt đầu và kết thúc việc dỡ hàng, • Người lái xe xác nhận bằng chữ ký về việc giao hàng và chuyển hàng cho người nhận hàng, • Dữ liệu của người nhận hàng được điền vào, việc nhận hàng của người nhận hàng được ghi bằng tem của hãng.
Bước 8
Trong trường hợp có sự khác biệt giữa dữ liệu được chỉ định trong TTN, hàng hóa được giao thực tế, người nhận hàng sẽ lập một hành động để trình bày các khiếu nại tiếp theo với nhà cung cấp.
Người gửi hàng và người nhận hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc lập phiếu gửi hàng một cách chính xác. TTN được soạn thành bốn bản.
Bước 9
Khi điền vào TTN, người vận chuyển phải ghi rõ: quãng đường mà hàng đã vận chuyển, mã giao nhận hàng hóa, số tiền phải trả cho tài xế đối với công việc đã thực hiện, v.v.
Nếu người lái xe có liên quan đến việc bốc xếp hàng hóa thì công việc này phải được thể hiện trong thỏa thuận giữa người vận chuyển và người gửi hàng (consignee) và được thanh toán riêng.
Sau khi tài xế nhận được đầy đủ chứng từ bốc dỡ hàng hóa thì quá trình vận chuyển coi như đã hoàn tất.
