Theo quy định của pháp luật hiện hành, hầu hết mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải có con dấu. Tuy nhiên, điều này phụ thuộc vào hình thức sở hữu. Các công ty hợp danh và công ty có trách nhiệm bổ sung được miễn trừ khỏi yêu cầu này. Trên các văn bản nhân sự, pháp lý, văn bản pháp luật cần phải có dấu ấn của con dấu, nơi có chữ ký của viên chức.
Sự hiện diện của con dấu là bắt buộc trên các thỏa thuận, hợp đồng. Chúng được ký bởi giám đốc của tổ chức hoặc người được ủy quyền khác. Nếu không có chứng nhận bằng con dấu, nó có thể bị vô hiệu. Khi giao kết hợp đồng lao động, người lao động cần đặc biệt chú ý đến sự hiện diện của dấu ấn của nó.
Sự hiện diện của con dấu đối với các lệnh nhập học, sa thải, thuyên chuyển là tùy chọn. Nhưng trên thực tế, một tình huống khác đã phát triển, đó là dấu ấn của nó được đặt ở nơi có chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp. Khi nhân viên yêu cầu sao sổ công việc, lệnh tiếp nhận / sa thải, thì trên đó cần ghi chữ “Đúng” hoặc “Sao đúng”, ghi rõ chức danh, họ của nhân viên, tên viết tắt. Cán bộ nhân sự phải đặt chữ ký cá nhân và dấu đóng dấu của công ty hoặc bộ phận nhân sự, nên đặt chữ ký này để không đóng chữ ký, vì sau này có thể có vấn đề đối chiếu. Người ta thường chấp nhận rằng con dấu phải được đặt trên một phần của chức danh của chức vụ.
Các mục trên trang tiêu đề của sổ công tác cũng như bên trong sổ phải có dấu xác nhận của xí nghiệp hoặc bộ phận nhân sự. Khi một người lao động rời bỏ tổ chức, chuyển sang một vị trí khác hoặc một người sử dụng lao động khác, dấu ấn của cô ấy phải hiện diện. Con dấu nên được đóng để có thể đọc được chữ ký và bảng điểm của viên chức.
Khi thay đổi dữ liệu cá nhân của một chuyên gia, một mục nhập phải được thực hiện trong sổ làm việc của anh ta xác nhận thực tế này. Biên bản này phải được đóng dấu xác nhận. Tên công ty trên đó phải tương ứng với tên công ty trong Điều lệ hoặc tài liệu cấu thành khác. Trường hợp đổi tên phải được lập biên bản, xác nhận và đóng dấu mới của tổ chức.
Việc có dấu giáp lai là bắt buộc khi giao kết các hợp đồng có hiệu lực pháp lý. Trường hợp ngoại lệ duy nhất là yêu cầu công chứng.
